Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung

Aber auch auf Social Media sind immer wieder Trends zu beobachten, in denen KI-Fotos und -Videos erstellt oder Grafiken und Texte generiert werden. Doch das alles ist erst der Anfang.

Bereits heute können Steuerkanzleien und andere Unternehmen im Steuerwesen KI für sich nutzen und so viele Prozesse automatisieren. Insbesondere in der Buchhaltung gibt es vielfältige Nutzungsmöglichkeiten. KI wird von Unternehmen zum Beispiel eingesetzt, um Risiken zu minimieren, Prozesse zu optimieren, Ressourcen einzusparen und Kapazitäten von Mitarbeitern* freizusetzen. Was KI-Tools heute schon leisten und wie Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung genutzt werden kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist KI?

Künstliche Intelligenz bezeichnet eine intelligente und selbstlernende Technologie, die durch Algorithmen in der Lage ist, Muster zu erkennen, selbständig Entscheidungen zu treffen und Inhalte zu generieren. Durch wiederholtes Anwenden lernt die KI dazu und wird so effektiver und effizienter.

Es ist unschwer zu erkennen, dass wir am Anfang einer Entwicklung stehen, die nicht nur unser alltägliches Leben verändern wird, sondern auch Einzug in unser Arbeitsleben erhält. Ähnlich wie bei der Digitalisierung wird KI die Art verändern, wie wir leben, lernen und insbesondere arbeiten. Schon heute wird KI unter anderem zur Spracherkennung, Übersetzung, Transkribierung, Bild- und Textgenerierung, Analyse und Assistenzsysteme genutzt.

Was kann KI in der Buchhaltung leisten?

KI kann in allen Bereichen unterstützen, die klaren, wiederkehrenden Mustern folgen - also grundsätzlich auch in der Buchhaltung. Hier können KI-Tools wiederkehrende Aufgaben erledigen, aber auch vorausschauend Vorschläge erarbeiten und Prozesse durch Automation oder Assistenz beschleunigen. Durch fortlaufende Nutzung wird die KI immer besser. Ein Beispiel dafür ist die neue Möglichkeit, eigene GPTs auf ChatGPT zu erstellen, diese zu trainieren und für individuelle Zwecke zu nutzen.

Eine ordentliche Buchhaltung ist entscheidend für die Kundengewinnung und -bindung in der Steuerbranche. Buchhalterische Aufgaben und Verwaltungsaufgaben bringen jedoch häufig wiederholte Vorgänge, Analyse-Aufgaben und Routinetätigkeiten mit sich. KI kann in der Buchhaltung dabei helfen, Prozesse zu optimieren und Aufgaben zu erledigen und auf diese Weise die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Wichtig: Häufig sind insbesondere in der Buchhaltung nicht ausreichend Kapazitäten oder zu wenig Personal vorhanden, um die zunehmenden Verantwortlichkeiten zu stemmen. Bei Überforderung nimmt die Konzentration des Einzelnen jedoch ab und es entstehen Fehler. Durch den Einsatz von KI können Fehler aus Unachtsamkeit nicht nur eliminiert werden, auch die Arbeitslast des Einzelnen kann spürbar reduziert werden.

Fakt ist: KI kann und soll nicht den Buchhalter ersetzen. Vielmehr zielt der Einsatz von KI darauf ab, dass Buchhalter mehr Zeit für das Wesentliche haben, während die KI repetitive Aufgaben ausführt oder zumindest dabei unterstützt. Buchhalter und KI arbeiten im Idealfall aktiv zusammen, sodass die KI immer weiter von menschlichem Wissen und praktischen Erfahrungen lernen kann. Positive Beispiele finden sich etwa in KI-Funktionen von Buchhaltungssoftware, die Buchungen vorschlagen, Eintragungen vornehmen, Dokumente überprüfen, Fristen beachten und Fehler erkennen und melden.

Praktische Beispiele für Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung

Es gibt viele Möglichkeiten, KI in der Buchhaltung einzusetzen und damit das Daily Business im Unternehmen zu vereinfachen bzw. zu optimieren. Hier sind einige Best Practises:

Überprüfung von Stammdaten: KI kann erfasste Daten, etwa aus Rechnungen, mit den bereits in der Akte gespeicherten Daten abgleichen. So kann KI beispielsweise eine Änderung der Adresse erkennen, Zahlendreher feststellen oder die Schreibweise von Namen überprüfen.

Gesetzeskonformität: KI kann außerdem überwachen, ob die gesetzlichen Regelungen und Vorschriften eingehalten werden. Sie erkennt Unregelmäßigkeiten bei der Arbeit der Angestellten und warnt davor. Außerdem können interne Prüfungen (z. B. Compliance) durch KI automatisiert durchgeführt werden. Das System überprüft also automatisch alle Vorgänge der Steuerkanzlei und meldet Auffälligkeiten.

Abheften von Dokumenten: KI kann Dokumente der entsprechenden Akte zuordnen oder digitale Akten fürs Abheften vorschlagen. Zudem kann KI auch bestimmte Informationen aus den Dokumenten extrahieren und so beispielsweise durch die Erkennung von IBAN-Nummern Transaktionen vereinfachen.

Automatisierung von Prozessen: Wiederkehrende Abläufe, Bestellungen oder Dienstleistungen können von KI koordiniert und automatisiert abgewickelt werden. So können regelmäßig Unterlagen an den Kunden gesendet, Bestellungen aufgegeben oder auch Getränkelieferungen für die Firma bestellt werden.

Welche Vorteile hat der Einsatz von KI in der Buchhaltung?

KI-Tools oder KI-Funktionen in der Buchhaltungssoftware können schon heute einige Prozesse übernehmen oder dabei unterstützen. Das bringt auch viele Vorteile mit sich, auf die wir im Folgenden kurz eingehen werden.

Zukunftsfähigkeit

Der Einsatz von KI ist den Prognosen zufolge die Zukunft vieler Lebensbereiche. In einigen Jahren wird kaum jemand um KI im Unternehmen herumkommen, wenn er wettbewerbsfähig bleiben will.

Es ist daher ratsam, bereits heute KI in der Steuerkanzlei zu etablieren und sich auf diese Weise zukunftssicher aufzustellen. Auch der Staat erhofft sich das: So zielt das Finanzministerium darauf ab, in Zukunft alle Buchhaltungssysteme in Echtzeit erreichen zu können.

Risikominimierung

Durch die Reduzierung von menschlichen Fehlern durch Automation sinkt das Risiko nicht nur innerhalb der Pflichten als Dienstleister, sondern auch bei der Einhaltung von geltenden Vorschriften, z. B. dem Datenschutz.

Kapazitäten freisetzen

Insbesondere Sachbearbeiter und Buchhalter kennen es: Da sind Aufgaben, die stupide, langweilig und immer wiederkehrend sind. KI kann hier helfen und sinnvolle Vorschläge unterbreiten oder ganze Aufgaben übernehmen. So haben die menschlichen Arbeitskräfte mehr Zeit und volle Aufmerksamkeit für die Bereiche, die menschliches Denken und Handeln erfordern.

Synergien nutzen

Durch KI werden Prozesse auch schneller und kombinierbar. So lassen sich Abteilungen leichter und besser miteinander verknüpfen, zum Beispiel Buchhaltung und Controlling. Ergebnisse gelangen so schneller von A nach B und können besser ausgewertet werden.

Was benötigen Steuerkanzleien für den Einsatz von KI?

Die Vorstellung, es bräuchte riesige Rechenzentren und Schrank-Computer wie im Film für den Einsatz von KI, ist nicht (mehr) realistisch. Jeder moderne Computer oder Laptop kann mit KI arbeiten. Es handelt sich dabei meist um einfache Software, die einmal installiert wird und mit anderen Programmen zusammenwirkt. Zudem folgen viele Unternehmen dem Trend »Software as a Service« und setzen zunehmend auf webbasierte Anwendungen. KI lässt sich so innerhalb kürzester Zeit umsetzen - auch in einer kleinen oder mittelständischen Steuerkanzlei.

Eine wichtige Voraussetzung ist, dass Ihre Kanzlei bereits weitestgehend digitalisiert ist. Logisch, mit Papierakten kann eine KI nicht so effizient arbeiten wie mit digitalen Strukturen. Allerdings sollten Sie sich die Zeit geben, ein Konzept zu erarbeiten und sich über die Möglichkeiten von KI zu informieren. Dann können Sie entscheiden, welche Software für Ihre Kanzlei sinnvoll ist und Ihnen die Arbeit erleichtern würde.

Fazit: Ist KI die Buchhaltung der Zukunft?

Die Gegenwart der Buchhaltung ist bereits die Digitalisierung - auf diesen Zug sollten mittlerweile alle aufgesprungen sein. Doch das digitale Zeitalter schreitet schnell voran. Die Zukunft heißt daher: Automatisierung von buchhalterischen Prozessen. KI, Robotik und andere Technologien stehen schon in den Startlöchern. In einigen Jahren wird keine Steuerkanzlei und keine Buchhaltung mehr um den Einsatz von KI herumkommen.

Wer den KI-Einsatz verschläft, kann im Wettbewerb hinterherhinken. Insbesondere in Zeiten von Fachkräftemangel gilt es, die Ressourcen und Kapazitäten bestmöglich zu nutzen. Das bedeutet auch, einfachen und automatisierbaren Prozessen eine Chance zu geben. So können Ihre Angestellten sich auf die wirklich wichtigen, komplexeren Aufgaben konzentrieren. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit!

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*Um den Text leicht verständlich und unkompliziert zu halten, haben wir uns für die Nutzung des generischen Maskulinums, also der männlichen Form aller Hauptwörter, entschieden. Wir möchten aber niemanden ausschließen und weisen deshalb darauf hin, dass trotz der männlichen Form alle Geschlechter gemeint sind. Gerade die Branche der Steuerberatung ist sehr männlich dominiert. Wir wünschen uns unbedingt mehr Diversität in diesem Berufsfeld. Daher gilt: all genders are welcome!