Wie gestaltet sich die Rolle einer HR-Leitung in der Kanzlei WPH? Verena teilt Einblicke in die Aufgaben von Mitarbeiterfindung über Onboarding bis zur Mandatsverteilung und erklärt, warum ihre Arbeit entscheidend für den Erfolg der Kanzlei ist.
Im Januar 2021 habe ich bei der WPH als Personalleitung / HR in Vollzeit begonnen. Ich kümmere mich um drei Aufgabenbereiche:
Hier geht es um die klassischen HR (Human Ressources) Themen, beginnend mit Ausschreibungen, finaler Abstimmung, Instagram & Facebook (das läuft echt gut bei uns) über Bewerbermanagement, also Bewerbungen sichten, Einladungen versenden, Absagen erteilen, Vorstellungsgespräche führen bis hin zum Vertragsmanagement von A Bis Z und das Onboarding.
Darüber hinaus kümmere ich mich um die bestehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, entwickle Programme zur Mitarbeiterbindung und zum Gesundheitsmanagement, führe Mitarbeitergespräche - zurzeit 1x im Jahr im 4. Quartal. Darüber hinaus bin ich Ansprechpartnerin für alle Mitarbeitenden - und das nimmt bei 55 Mitarbeitenden ganz schön viel Zeit in Anspruch. Dazu kommen noch die internen Lohnthemen und komplette IT-Hardware.
Ach ja, und ich bin auch für die Verteilung von Aufträgen zuständig und schau bei Neumandanten, bei wem das Mandat am besten aufgehoben ist.
Zusammengefasst, ich verantworte alle HR Themen, die uns als Arbeitgeber von anderen Arbeitgebern unterscheiden.
Ich denke, es gab zwei Auslöser, und zwar beim Zukauf einer weiteren Kanzlei mit vielen neuen Mitarbeitenden. Und zum anderen haben sich während Corona viele Dinge verändert, und jeder einzelne Mitarbeitende hat mehr Aufmerksamkeit gebraucht. Wir haben einfach eine Größe überschritten, die einen Kümmerer braucht, damit es den Mitarbeitenden gut geht und sie sich wertgeschätzt fühlen.
Oh, das kann ich so gar nicht beantworten. Denn wir suchen nicht punktuell, sondern laufend - und das ist auch eines unserer Erfolgsgeheimnisse. Wenn ein Mitarbeiter geht und ich dann erst anfangen würde, zu suchen, hätte ich keine Chance, am derzeitigen Fachkräftemarkt kurzfristig jemanden zu gewinnen.
Durch unsere durchgehenden Kampagnen haben wir so über den Daumen gepeilt 5 Bewerbungen im Durchschnitt im Monat.
Ich denke, zwei Sachen sind dafür ausschlaggebend: erstens stellen wir in den Vordergrund, was uns als guten Arbeitgeber ausmacht und was uns von anderen Kanzleien unterscheidet. Und zweitens, ganz wichtig und wie schon gesagt, suchen wir laufend - und nicht erst, wenn ein Mitarbeiter geht oder Kapazität fehlt.
Bei den Bewerbern schaue ich mir an, was ist der Bedarf in der Kanzlei, was können sie, was haben sie bisher gemacht. Und dann gibt es ein dreistufiges Auswahlverfahren. Bei einigen Bewerbern ist sofort klar, dass sie nicht zu den Anforderungen passen, die bekommen dann eine freundliche Absage. Dann gibt es Bewerber, da bin ich mir sicher, dass im Moment gerade nicht der Bedarf da ist und wir sie im Moment nicht einstellen werden. In diesem Fall führe ich ein Telefoninterview, quasi eine Vorstufe zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch und erkläre die Situation und frage, ob ich die Bewerbungsunterlagen aufbewahren darf, um mich im Bedarfsfall wieder zu melden.
Dann gibt es die Bewerber, die ich zum Vorstellungsgespräch einlade. Diese Gespräche führen wir zu zweit oder zu dritt, also einer oder beide Chefs und ich gemeinsam.
Dann gibt es entweder noch ein zweites Gespräch, direkt eine Zusage oder eine Absage.
Wichtig in dieser Phase ist es, auf die Bewerbung schnellstmöglich zu antworten. Wir melden uns spätestens am nächsten Tag und bekommen immer wieder positive Rückmeldungen zu unserer Reaktionszeit.
Der Onboarding-Prozess war übrigens das erste, was ich in der Kanzlei gemacht habe. Ich war ganz überrascht, dass es das in der Kanzlei nicht gab und habe mich erst recht gewundert, als ich erfahren habe, dass das in den meisten Kanzleien wohl grundsätzlich nicht vorhanden ist. Es gibt jetzt bei uns also einen kompletten Mitarbeitereintrittsprozess und dann nachgelagert den Onboarding-Prozess.
Der Mitarbeitereintrittsprozess umfasst das Organisatorische wie Vertrag erstellen und versenden, Hardware bestellen, im System anlegen usw.
Im Onboarding-Pprozess sind dann die ersten Monate der neuen Kollegen im Detail beschrieben, also wer übernimmt die Begrüßung, wer zeigt was, welche Aufgaben hat er oder sie. Dabei lassen wir am Anfang Raum, um die neuen Eindrücke zu verarbeiten. D. h., der Vormittag ist beispielsweise mit Arbeitsaufgaben geplant und der Nachmittag, um die Prozesse in Pro-Check nachzuvollziehen.
Am Anfang wussten wir selbst nicht, wie die Mitarbeitenden reagieren, es hätte auch schief gehen können. Ist es aber nicht ? Ich setze mir vor den jährlichen Gesprächen einen finanziellen Spielraum, der in unser Gehaltsgefüge und zum Einzelnen passt. Manchmal führe ich die Gespräche allein, manchmal mit einem Partner zusammen, das ist unterschiedlich und hängt immer von der einzelnen Person ab. Ich kann nur sagen, es funktioniert - und oft ist es so, dass die Mitarbeitenden lieber und offener mit mir sprechen statt mit einem Chef.
Wir haben Null Fluktuation und wachsen ständig. Das passt nochmal gut zu Deiner Frage am Anfang, warum es mich braucht. Der Erfolg gibt uns Recht, dass wir in der Kanzlei jemanden haben, der sich voll und ganz auf die Mitarbeitenden konzentrieren kann.
Vier Gründe geben den Ausschlag: 1. Wir haben einen megatollen Instagram-Auftritt, der in jedem Gespräch erwähnt wird. 2. Wir sind eine digital arbeitende Kanzlei und immer offen für neue Wege. Viele Bewerbende bestätigen, dass ihnen das sehr wichtig ist. 3. Unsere bestehenden Mitarbeitenden sind die besten Fürsprecher und erzählen anderen, dass wir ein guter Arbeitgeber sind. 4. Sie lernen uns über regionale Infotage kennen, bei denen sie einen Vortrag von uns hören - denn wir überlassen gern auch den Mitarbeitenden hier die Bühne.
Ich freue mich immer wieder mal über positives Feedback zu meiner Arbeit. Und die Chefs sind froh, dass sie sich dadurch auf die Mandanten konzentrieren können, statt den Spagat zwischen Mandanten und Mitarbeitenden zu vollziehen, bei dem immer eine Seite zu kurz kommt. Und da ich ja branchenfremd bin, kommt keiner auf die Idee, mir Mandantenarbeit zu geben, sondern ich kann mich voll auf die Belange der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konzentrieren.
Ich kann deshalb jeder Kanzlei ab einer gewissen Größe nur empfehlen, über dieses Konstrukt nachzudenken.
Die Kanzlei WPH ist Mitglied im delfi-net Steuerberater-Netzwerk
Standorte: Schwabach, Lauf, Wendelstein, Neumarkt i.d. Opf
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