KI im Steuerwesen (Teil 6/6): Robotic Process Automation für die Berichterstellung

RPA – Robotic Process Automation – ist eines der meiststrapazierten Buzzwords der Steuerbranche. Auf Fachkongressen wird es gern als nächste Revolution verkauft. In unserer Redaktionsarbeit erleben wir ein anderes Bild: Viele Kanzleien haben das Thema auf dem Radar, aber wenige wissen, wo sie konkret anfangen sollen. Welches disruptive Potenzial Automatisierung und KI für das Geschäftsmodell Steuerberatung insgesamt haben, hat KP in einem Grundlagenbeitrag eingeordnet. Dieser Beitrag wird konkreter: Was bringt RPA im Kanzleialltag – heute, nicht übermorgen?

Die Realität in deutschen Steuerkanzleien verlangt Differenzierung. DATEV schränkt externe Automatisierung aus Sicherheitsgründen bewusst ein. Jahresabschlüsse und Steuerberichte erfordern fachliche Würdigung, die kein Bot leisten kann. Und die Einführung von RPA scheitert häufig nicht an der Technologie, sondern an fehlender Prozessstandardisierung. Gleichzeitig gibt es konkrete Anwendungsfälle, in denen RPA Kanzleien spürbar entlastet – wenn die Erwartungen stimmen. Zuerst die Kanzleipraxis, dann die Enterprise-Welt.

Perspektive 1: Kanzleipraxis – Wo RPA tatsächlich hilft

Was RPA ist – und was nicht

RPA-Software simuliert menschliche Aktionen auf Benutzeroberflächen: Klicken, Kopieren, Einfügen, Daten zwischen Anwendungen übertragen. Ein RPA-Bot ist kein KI-System, das eigenständig Entscheidungen trifft. Er arbeitet regelbasiert eine definierte Abfolge von Schritten ab – zuverlässig, aber ohne fachliches Urteilsvermögen.

Für die Kanzleipraxis bedeutet das: RPA eignet sich für Teilschritte, die repetitiv, regelbasiert und fehleranfällig sind. Die fachliche Prüfung und Freigabe bleibt Aufgabe der Steuerfachkraft.

Die DATEV-Hürde: Warum „nahtlose Automatisierung" übertrieben ist

Wer RPA in einer DATEV-Kanzlei einsetzen will, stößt schnell auf eine Besonderheit: DATEV schränkt den externen Zugriff auf seine Anwendungen aus Sicherheitsgründen ein. Es gibt keine offene API, über die ein RPA-Bot beliebig auf DATEV-Daten zugreifen kann. Das ist gewollt. Jede Kanzlei, die einen UiPath-Bot an DATEV anschließen will, merkt es spätestens beim nächsten Jahresupdate: Ohne DATEVconnect-Lizenz bleibt nur die Steuerung über die Benutzeroberfläche – und die bricht zusammen, sobald DATEV einen Dialog verschiebt. Aus dem Autorenumfeld berichten Kanzleien, dass drei von fünf selbst entwickelten Bots nach dem Update 2024/2025 nicht mehr funktionierten.

Was funktioniert:

• Automatisierung über die Benutzeroberfläche (UI-Automation): RPA-Bots steuern DATEV-Programme wie ein menschlicher Nutzer – per simuliertem Mausklick und Tastatureingabe. Das ist technisch möglich, aber anfällig für Änderungen an der Benutzeroberfläche.
• DATEVconnect: Eine lizenzpflichtige Schnittstelle, über die externe Anwendungen auf bestimmte DATEV-Daten zugreifen können. Voraussetzung für professionelle RPA-Integration.
• DATEV-Marktplatz und Datenservices: Offizielle Anbindungspunkte für Drittanbieter wie Finmatics (Belegautomatisierung) oder Kanzlei-Management-Tools.

Was nicht funktioniert:

• Freier Datenbankzugriff auf DATEV-Systeme
• Vollautomatische Berichtsgenerierung ohne menschliche Kontrolle
• „Nahtlose" Integration beliebiger RPA-Tools ohne DATEVconnect-Lizenz

Konkrete Anwendungsfälle in der Kanzlei

Belegverarbeitung und Vorkontierung

Der mit Abstand reifste RPA-Anwendungsfall in der Kanzlei. DATEV bietet mit dem Automatisierungsservice Rechnungen (ASR) eine eigene Lösung: Belege werden automatisch erkannt, klassifiziert und vorkontiert. ASR funktioniert gut bei Standardbelegen – Hotelrechnungen, Tankquittungen, wiederkehrende Lieferantenrechnungen. Bei handschriftlichen Ergänzungen oder unstrukturierten Belegen sinkt die Erkennungsqualität. Bei Belegen mit mehreren Steuersätzen generiert der ASR laut DATEV-Dokumentation automatisch mehrere Buchungsvorschläge. Ergänzend setzen Kanzleien Drittanbieter wie Finmatics ein, die nach Herstellerangaben Trefferquoten von bis zu 95 % bei der automatischen Kontierung erreichen – allerdings als separate Lizenz neben DATEV.

Massenoperationen in DATEV

Berichte für 50 oder 200 Mandanten nacheinander ausführen, Daten exportieren, in Excel zusammenführen – genau das erledigen RPA-Bots zuverlässig. Spezialisierte Anbieter wie nyx automation und robobee bieten vorgefertigte Bots für die DATEV-Umgebung an, die solche Massenoperationen über die Benutzeroberfläche automatisieren.

E-Rechnungsverarbeitung

Mit DATEV SmartTransfer existiert ein offizielles DATEV-Produkt für den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten in über 400 Formaten (XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT). Die Lösung konvertiert Eingangsrechnungen automatisch ins gewünschte Format und übergibt sie an DATEV Unternehmen online zur Weiterverarbeitung. Für Mandanten mit hohem Rechnungsvolumen ist das der direkteste Automatisierungspfad.

Freigabe-Workflows

Microsoft Power Automate eignet sich für die Automatisierung von Freigabeprozessen: Ein Bericht wird erstellt, automatisch per Mail an den zuständigen Partner weitergeleitet, dessen Feedback erfasst und dokumentiert. Mehrere Kanzleien setzen Power Automate bereits für solche Orchestrierungsaufgaben ein – allerdings typischerweise außerhalb von DATEV, etwa für die interne Kanzleiorganisation.

Einstiegspfade: Womit anfangen?

Drei Wege. Unterschiedlicher Aufwand. Der Schlüssel liegt in der richtigen Reihenfolge: erst die eigenen Prozesse standardisieren, dann digitalisieren, dann – wenn sinnvoll – automatisieren. KP hat diesen Dreischritt in einem Praxisleitfaden zur digitalen Kanzlei beschrieben. Er gilt heute mehr denn je.

Pfad 1 – DATEV-Bordmittel zuerst

Bevor externe RPA-Tools evaluiert werden: Sind alle Automatisierungsfunktionen innerhalb von DATEV ausgeschöpft? DATEV ASR für Belegverarbeitung, SmartTransfer für E-Rechnungen, die Datenservices des Marktplatzes für die Anbindung von Mandantensystemen. Viele Kanzleien unterschätzen, was mit vorhandenen Lizenzen bereits möglich ist. Das klingt banal. Ist es aber nicht – denn allein die konsequente Nutzung von ASR und SmartTransfer ersetzt in vielen Fällen den Bedarf nach externer RPA.

Pfad 2 – Spezialisierte Kanzlei-Bots

Anbieter wie nyx automation und robobee haben sich auf RPA für DATEV-Kanzleien spezialisiert. Sie bieten standardisierte Bots, die typische Kanzleiprozesse abdecken: Mandanten-Reporting, Datenexport, Dokumentenablage. Der Vorteil gegenüber einer Eigenentwicklung: Die Bots sind in Dutzenden Kanzleien erprobt und werden kontinuierlich aktualisiert. Standardisierung ist gleichzeitig Stärke und Grenze dieser Anbieter. Wer in der Kanzlei individuelle Workflows hat (und welche Kanzlei hat das nicht?), stößt schnell an den Punkt, an dem der Standard-Bot nicht mehr passt. Die Frage „Passen wir uns dem Bot an oder der Bot sich uns?" ist keine technische, sondern eine organisatorische.

Pfad 3 – Eigene Automatisierung mit UiPath oder Power Automate

Für Kanzleien mit IT-affinen Mitarbeitern oder einem externen IT-Partner. UiPath ist Marktführer für RPA und bietet eine Low-Code-Plattform, die keine tiefen Programmierkenntnisse erfordert. Microsoft Power Automate ist für Kanzleien mit Microsoft-365-Lizenzen ohnehin verfügbar und eignet sich besonders für die Automatisierung rund um Outlook, Teams und SharePoint. Voraussetzung für die DATEV-Anbindung: DATEVconnect-Lizenz.

Was RPA in der Kanzlei nicht leisten kann

• Fachliche Würdigung: Ein RPA-Bot kann Daten zusammentragen, aber keine steuerrechtliche Beurteilung vornehmen. Die Prüfung und Freigabe eines Jahresabschlusses, einer USt-Voranmeldung oder eines Compliance-Berichts bleibt Aufgabe der Steuerfachkraft. Punkt.
• Unstrukturierte Prozesse: RPA funktioniert nur bei klar definierten, wiederholbaren Abläufen. Wenn jeder Mandant einen individuellen Workflow hat, gibt es nichts zu automatisieren. Ein typisches Beispiel: In einer 12-Personen-Kanzlei erstellen vier Sachbearbeiter Jahresabschlüsse – jeder mit eigenen Excel-Templates, eigenen Ablagestrukturen im DMS und eigener Reihenfolge der Arbeitsschritte. Ein Bot kann keinen dieser vier Workflows automatisieren, weil keiner dem anderen gleicht. Der erste Schritt ist hier kein RPA-Projekt, sondern ein Teamworkshop zur Prozessstandardisierung.
• Ersatz für Prozessoptimierung: RPA automatisiert bestehende Prozesse – auch schlechte. Ohne vorherige Standardisierung wird ein ineffizienter Ablauf lediglich schneller ineffizient. Oder wie es ein Berater auf der letzten StB EXPO formulierte: „RPA macht aus einem schlechten Prozess keinen guten – sondern einen schnell schlechten."

Perspektive 2: Enterprise-Welt – RPA in Konzern-Steuerabteilungen

In Konzern-Steuerabteilungen ist RPA seit Jahren etabliert. Die Ausgangslage unterscheidet sich fundamental von der Kanzlei: SAP und andere ERP-Systeme bieten offene Schnittstellen, die Prozesse sind hochstandardisiert, und die Volumina rechtfertigen den Implementierungsaufwand.

Typische Enterprise-Anwendungsfälle

Konsolidierung von Steuerdaten aus Tochtergesellschaften: RPA-Bots extrahieren Umsatzsteuerdaten aus SAP-Systemen mehrerer Ländergesellschaften, harmonisieren Formate und befüllen standardisierte Reporting-Templates. Was manuell Tage dauert, erledigt ein Bot in Stunden.

Tax-Compliance-Reporting: Spezialisierte Plattformen wie Thomson Reuters OneSource oder Vertex automatisieren die Erstellung von Steuererklärungen und Compliance-Berichten für mehrere Jurisdiktionen. RPA übernimmt dabei die Schnittstellenaufgaben: Datenextraktion aus dem ERP, Befüllung der Compliance-Plattform, Ablage der Ergebnisse.

Dokumentenverarbeitung: ABBYY und Tungsten Automation (vormals Kofax) bieten KI-gestützte Dokumentenerfassung (Intelligent Document Processing), die über klassisches RPA hinausgeht: Sie erkennen Inhalte in unstrukturierten Dokumenten wie Verträgen, Steuerbescheiden oder Betriebsprüfungsberichten und extrahieren relevante Datenpunkte.

Relevanz für die Mandantenberatung

Steuerberater, die Mandanten mit eigener Steuerabteilung betreuen, stoßen zunehmend auf RPA-gestützte Prozesse auf Mandantenseite. Zwei Beratungsfragen werden relevant:

• Prüfungssicherheit: Wenn ein Mandant RPA-Bots in seine Steuerprozesse integriert, stellt sich die Frage nach der Nachvollziehbarkeit. Wer kontrolliert, was der Bot tut? Gibt es ein Audit-Log? Wie wird sichergestellt, dass gesetzliche Änderungen in die Bot-Logik einfließen? In der Betriebsprüfung wird die Frage „Wer hat diese Buchung vorgenommen – Mensch oder Bot?" zunehmend relevant. Die BBP-Praxisübersicht zur Modernisierung der Außenprüfung zeigt: Die Finanzverwaltung kann seit 2025 Daten in maschinell auswertbaren Formaten anfordern. Bei Bot-generierten Buchungen ist die Frage der Audit-Trails damit kein Nice-to-have, sondern eine Compliance-Anforderung.
• Haftung: Wenn ein Bot fehlerhaft konfiguriert ist und falsche Steuerdaten produziert – wer haftet? Die Verantwortung liegt beim Steuerpflichtigen, nicht beim Bot-Anbieter. Steuerberater sollten Mandanten auf diese Abgrenzung hinweisen.

Gemeinsame Herausforderungen

Prozesse vor Technologie

Der häufigste Fehler beim RPA-Einstieg: Automatisierung ohne vorherige Prozessstandardisierung. Ein Bot kann nur automatisieren, was als klar definierter Ablauf existiert. Wer den Fehler macht, einen RPA-Bot auf einen Prozess loszulassen, den vorher niemand in der Kanzlei sauber dokumentiert hat, wird feststellen, dass der Bot zwar pünktlich um 6 Uhr morgens startet, aber an der dritten Verzweigung hängenbleibt – weil niemand wusste, dass der Sachbearbeiter an dieser Stelle immer manuell in ein anderes Mandantenfenster wechselt.

Wartung und Aktualisierung

RPA-Bots, die über die Benutzeroberfläche arbeiten, sind anfällig für Software-Updates. Wenn DATEV ein Menü verschiebt oder einen Dialog ändert, stoppt der Bot. Spezialisierte Anbieter wie nyx und robobee fangen das durch kontinuierliche Updates ab. Bei Eigenentwicklungen liegt die Wartung bei der Kanzlei.

Datenschutz

Ein RPA-Bot erhält typischerweise weitreichende Zugriffsrechte auf Mandantendaten. Die DSGVO-Anforderungen gelten uneingeschränkt: Zugriffskontrolle, Protokollierung, Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit dem Bot-Anbieter. Bei Cloud-basierten RPA-Lösungen ist der Verarbeitungsort zu klären – DATEV verarbeitet Daten in deutschen Rechenzentren, bei internationalen Plattformen ist eine Einzelfallprüfung nötig.

Hinweis: Dieser Beitrag enthält keine konkreten Mandantenfälle. Produktinformationen basieren auf öffentlich verfügbaren Herstellerangaben (Stand: März 2026). Rechtliche Änderungen nach Redaktionsschluss sind möglich.

Quellenverzeichnis

• DATEV: „Digitale Datenanalyse mit KI-Unterstützung" und „DATEV SmartTransfer" – datev.de
• DATEV magazin: „Der Automatisierung zur Seite stehen", Februar 2024
• DATEV magazin: „Potenzial und Risiko" (RPA in der Steuerberatung), August 2024
• Robotics First: RPA & DATEV Automation
• nyx automation: Prozessautomation für Kanzleien
• robobee: RPA Tools für Kanzleien
• auditbee: „RPA in der Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung"
• Ferchland Steuerberatung: RPA-Praxisbericht (UiPath + DATEV)
• Finmatics: Automatisierungszentrale für DATEV

IWW-Querverweise in diesem Beitrag

• KP: „Wie wird sich KI auf die Steuerberatung auswirken?" (Abruf-Nr. f158547)
• KP: „Sechs Schritte für erfolgreiche Steuerberatung in der digitalen Welt" (Abruf-Nr. f109468)
• BBP: „Modernisierung der Außenprüfung: Das ist neu ab 1.1.25" (Abruf-Nr. f164283)