Mit Ruhe und Fokus durch die turbulente Jahresendzeit

Für Steuerkanzleien ist der Dezember eine der intensivsten Phasen des Jahres, auch bekannt als Jahresendzeit. Mandantenanfragen, die Bearbeitung von Jahresabschlüssen und die Einhaltung steuerlicher Fristen sorgen für eine hohe Arbeitslast. Von Steuerberatern und Fachkräften wird in dieser Zeit maximale Flexibilität und Erreichbarkeit verlangt. Doch wie lässt sich diese arbeitsreiche Zeit effizient, gesund und gesetzeskonform meistern? Gerade das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) setzt hier klare Grenzen und bietet einen wichtigen Rahmen, um Überlastung zu vermeiden und die Gesundheit der Beschäftigten zu schützen.

Erreichbarkeit im Jahresendspurt – Chance oder Belastung?

Im Endspurt des Jahres fordern Mandanten schnelle Antworten, während Fristen für Steuererklärungen und Jahresabschlüsse nahen. Die Erreichbarkeit der Mitarbeiter steigt, oft verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Laut einer Studie der Techniker Krankenkasse kann ständige Erreichbarkeit die psychische Belastung erhöhen und zu Erschöpfung führen. Deshalb ist es wichtig, die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit einzuhalten und gezielte Pausen einzuplanen.

Janos Diller, Senior Produktmanager des IWW, betont: „Klare Regelungen zur Arbeitszeit und gezielte Pausen können helfen, die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter zu erhalten.“ Arbeitgeber und Führungskräfte stehen in der Verantwortung, die gesetzlichen Rahmenbedingungen zu kennen und umzusetzen.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Tägliche und wöchentliche Arbeitszeit im Blick

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt in Deutschland die zulässige Arbeitszeit und hat das Ziel, die Gesundheit und das Wohlbefinden der Arbeitnehmer zu schützen. Gemäß § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

Da das Gesetz von einer Sechstagewoche (Montag bis Samstag) ausgeht, ergibt sich eine maximale wöchentliche Arbeitszeit von 48 Stunden.

In Ausnahmefällen und bei entsprechendem Ausgleich kann die Wochenarbeitszeit vorübergehend auf bis zu 60 Stunden steigen, wenn beispielsweise in einer arbeitsreichen Woche täglich zehn Stunden gearbeitet wird. Wichtig ist jedoch, dass diese Mehrarbeit innerhalb des Ausgleichszeitraums wieder reduziert wird, sodass im Durchschnitt acht Stunden pro Werktag nicht überschritten werden.

Pausenregelungen nach ArbZG

Wer länger als sechs Stunden am Tag arbeitet, muss mindestens 30 Minuten Pause machen. Bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als neun Stunden sind mindestens 45 Minuten Pause vorgeschrieben. Die Pausen dürfen nicht zu Beginn oder am Ende der Arbeitszeit liegen und müssen im Voraus festgelegt werden.

Diese Regelungen helfen, die Leistungsfähigkeit zu erhalten und Erschöpfung vorzubeugen.

Weitere Informationen zu den gesetzlichen Pausenregelungen finden Sie bei arbeitszeit-klug-gestalten.de.

Ausnahmen und Sonderregelungen

Das Arbeitszeitgesetz sieht auch Ausnahmen vor, etwa durch Tarifverträge oder bei besonderen betrieblichen Erfordernissen. In bestimmten Branchen – wie dem Gesundheitswesen oder bei Schichtarbeit – können abweichende Regelungen getroffen werden. Auch in Steuerkanzleien kann es durch Betriebsvereinbarungen oder individuelle Absprachen zu flexiblen Arbeitszeitmodellen kommen, solange der gesetzliche Rahmen eingehalten wird.

Flexible Arbeitszeiten als Lösung für die stressige Endjahresphase

Viele Steuerkanzleien setzen in der hektischen Jahreszeit auf flexible Arbeitszeitmodelle. Diese ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit besser an das Arbeitsaufkommen und ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen. Flexible Modelle wie Gleitzeit, Homeoffice oder Zeitarbeit bieten die Chance, auch in arbeitsintensiven Phasen Erholungszeiten zu integrieren und die Work-Life-Balance zu fördern.

Flexible Arbeitszeitmodelle bringen zahlreiche Vorteile mit sich: Sie steigern die Motivation und Leistungsfähigkeit, fördern die mentale und körperliche Gesundheit und ermöglichen eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) empfiehlt, flexible Modelle gezielt einzusetzen und regelmäßig zu evaluieren, um die Arbeitszeitgestaltung kontinuierlich zu verbessern.

Einen Überblick über flexible Arbeitszeitmodelle und deren Umsetzung finden Sie in der BAuA-Publikation.

Digitale Tools zur Unterstützung der Arbeitslast

Digitale Tools sind heute unverzichtbare Helfer im Kanzleialltag. Sie unterstützen die effiziente Organisation von Arbeitsprozessen, erleichtern die Kommunikation mit Mandanten und helfen, die Erreichbarkeit gezielt zu steuern. Automatisierte Terminverwaltung, digitale Dokumentenfreigabe und moderne Buchhaltungssoftware wie DATEV ermöglichen es, Routineaufgaben schneller zu erledigen und die Arbeitsbelastung zu reduzieren.

Der gezielte Einsatz von Technologien entlastet das Team und sorgt dafür, dass Mandanten auch in der Hochphase zuverlässig betreut werden. Gleichzeitig können digitale Tools dazu beitragen, die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten zu dokumentieren und zu überwachen.

Arbeitgeber in der Verantwortung: Gesundheitsschutz und Arbeitszeitmanagement

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes zu gewährleisten und die Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu schützen. Dazu gehört es, Überstunden zu begrenzen, Ruhezeiten einzuhalten und Pausen zu ermöglichen. Die Einführung klarer Regeln zur Erreichbarkeit, fester Ruhezeiten und transparenter Schichtpläne kann helfen, die Belastung im Team zu verteilen und Überlastung zu vermeiden.

Laut der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) sind gezielte Erholungsphasen entscheidend, um langfristige Überlastung zu vermeiden und die Leistungsfähigkeit zu sichern. Regelmäßige Pausen, klare Arbeitszeitregelungen und eine offene Kommunikation sind zentrale Elemente eines gesunden Arbeitsumfelds.

Tipps für einen entspannten Jahresendspurt

• Arbeitszeiten dokumentieren: Halten Sie Ihre tägliche und wöchentliche Arbeitszeit fest, um die Einhaltung des ArbZG sicherzustellen.
• Pausen einplanen: Nutzen Sie gesetzlich vorgeschriebene Pausen, um neue Energie zu tanken.
• Prioritäten setzen: Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben und delegieren Sie, wo möglich.
• Digitale Tools nutzen: Automatisieren Sie Routineaufgaben und nutzen Sie Software zur besseren Organisation.
• Kommunikation fördern: Sprechen Sie offen im Team über Belastungen und suchen Sie gemeinsam nach Lösungen.
• Erreichbarkeit regeln: Vereinbaren Sie feste Zeiten, in denen Sie erreichbar sind, und schalten Sie außerhalb dieser Zeiten bewusst ab.

Fazit: Den Jahresendspurt in der Steuerbranche erfolgreich meistern

Der Jahresendspurt stellt Steuerkanzleien und ihre Mitarbeiter vor große Herausforderungen. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist dabei ebenso wichtig wie der gezielte Einsatz flexibler Arbeitszeitmodelle und digitaler Tools. Arbeitgeber tragen eine besondere Verantwortung, für Gesundheitsschutz und Arbeitszeitmanagement zu sorgen. Mit einer guten Balance aus Erreichbarkeit, Erholung und effizienter Arbeitsorganisation lässt sich die hektische Jahreszeit erfolgreich und gesund meistern.

Weiterführende Informationen:

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
• BAuA: Flexible Arbeitszeitmodelle
• Arbeitszeit und Pausenregelungen

So gelingt ein entspannter und produktiver Jahresabschluss – mit Ruhe, Fokus und dem Wissen um die eigenen Rechte und Pflichten.