Vom Chatbot zum digitalen Teammitglied

Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) hat dazu jetzt mehrere praxisnahe Veröffentlichungen vorgelegt – eine gute Gelegenheit, sich als Berufseinsteiger*in frühzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen.

1. KI-Kompetenz wird zum Karrierefaktor

Ob Ausbildung, duales Studium, Berufseinstieg oder Vorbereitung auf das Steuerberaterexamen: Wer künftig in der Steuerberatung erfolgreich sein will, braucht mehr als solides Fachwissen. Digitale Kompetenzen, ein kritischer Blick auf KI-Ergebnisse und ein Verständnis für automatisierte Prozesse werden immer wichtiger.

Das heißt nicht, dass KI steuerliche Expertise ersetzt. Im Gegenteil: Je stärker Standardaufgaben technisch unterstützt werden, desto wichtiger werden Menschen, die Sachverhalte fachlich beurteilen, Risiken erkennen, Ergebnisse plausibilisieren und Mandant*innen verständlich beraten können.

Für junge Steuerprofis kann das ein echter Vorteil sein. Wer versteht, wie digitale Tools arbeiten und wo ihre Grenzen liegen, kann sich in der Kanzlei früh als lösungsorientierter Mitgestalterin positionieren – etwa bei der Optimierung von Abläufen, der Einführung neuer Anwendungen oder der Entwicklung sinnvoller Qualitätschecks.

2. KI-Assistenten: Unterstützung für typische Kanzleiaufgaben

Das DStV-Whitepaper „KI-Assistenten – Die Zukunft der Effizienz im Kanzleialltag?“ widmet sich spezialisierten KI-Assistenten. Gemeint sind Anwendungen, die bei klar abgegrenzten Aufgaben unterstützen können – beispielsweise bei Recherche, Entwürfen, Zusammenfassungen, Datenaufbereitung oder der internen Wissensorganisation.

Als mögliche Einsatzbereiche nennt der DStV unter anderem:

• Mandantenmanagement und Mandantenkommunikation
• Unterstützung bei steuerlicher Beratung und Recherche
• Datenanalyse und Buchhaltung
• Kanzleiorganisation und Dokumentation
• Personal- und Wissensmanagement

Für Berufseinsteiger*innen ist besonders interessant: Die Veröffentlichung enthält Praxisbeispiele und Prompt-Anregungen. Damit wird deutlich, dass KI-Nutzung nicht allein Sache der Kanzleileitung oder IT-Abteilung ist. Gute Ergebnisse hängen auch davon ab, präzise Fragen zu stellen, Aufgaben sinnvoll einzugrenzen und Ausgaben fachlich zu prüfen.

Ein einfaches Praxisbeispiel: Eine KI kann helfen, aus internen Notizen eine strukturierte Checkliste für die Vorbereitung eines Jahresabschlussgesprächs zu erstellen. Die steuerliche Bewertung, die Kontrolle der verwendeten Daten und die Verantwortung für die Beratung verbleiben aber selbstverständlich beim fachlich zuständigen Menschen.

3. KI-Agenten: Wenn aus einzelnen Antworten Prozesse werden

Das zweite Whitepaper, „KI-Agenten – Die nächste Evolutionsstufe der Kanzleiautomatisierung?“, betrachtet einen weitergehenden Ansatz. KI-Agenten werden dort von reaktiven Assistenten abgegrenzt: Sie sollen nicht nur auf einzelne Eingaben antworten, sondern Aufgaben innerhalb definierter Prozesse selbstständiger vorbereiten, koordinieren oder weiterleiten können.

Denkbare Einsatzfelder sind beispielsweise:

• Dokumente erfassen, vorsortieren und fehlende Informationen identifizieren
• wiederkehrende Fristen und Compliance-Anforderungen überwachen
• Arbeitsabläufe im Mandat vorbereiten und priorisieren
• standardisierte Rückfragen für die Mandantenkommunikation entwerfen
• Übergaben zwischen Buchhaltung, Lohn, Abschluss und Beratung strukturieren

Gerade bei solchen Anwendungen ist jedoch Vorsicht geboten. Steuerliche Sachverhalte sind oft komplex, einzelfallabhängig und rechtlich sensibel. Deshalb darf ein KI-Agent nicht als „autonomer Steuerberater“ verstanden werden. Der DStV hebt vielmehr zentrale Voraussetzungen hervor: klare Verantwortlichkeiten, menschliche Kontrolle, Transparenz, Datenschutz und sichere Prozesse.

4. Nicht nur ausprobieren, sondern verantwortungsvoll arbeiten

Für junge Mitarbeitende liegt die Chance nicht darin, jedes neue KI-Tool sofort einzusetzen. Wertvoll wird KI-Kompetenz vor allem dann, wenn sie mit professionellem Urteilsvermögen verbunden ist.

Drei Fragen sollten daher vor jeder KI-Nutzung im Kanzleikontext mitgedacht werden:

• Darf ich diese Informationen eingeben? Personenbezogene, vertrauliche oder mandatsbezogene Daten benötigen besonderen Schutz. Es muss klar sein, welche Tools von der Kanzlei freigegeben sind und wie Daten verarbeitet werden.
• Kann ich das Ergebnis fachlich prüfen? KI-Ausgaben können überzeugend formuliert sein und dennoch Fehler enthalten. Fachliche Prüfung und Plausibilitätskontrolle bleiben unverzichtbar.
• Wer trägt die Verantwortung? Auch bei automatisierten Abläufen braucht es eindeutige Zuständigkeiten. Die Verantwortung für steuerliche Beratung und Entscheidungen lässt sich nicht an ein System delegieren.

Diese Haltung ist auch für die eigene Karriere wichtig. Kanzleien suchen nicht nur Menschen, die neue Technik bedienen können, sondern Mitarbeitende, die digitale Chancen mit fachlicher Sorgfalt, Datenschutzbewusstsein und einem guten Verständnis für Mandantenbedürfnisse verbinden.

5. Ein Einstieg mit Plan statt KI-Aktionismus

Wer das Thema in der eigenen Kanzlei anstoßen oder besser einordnen möchte, findet im DStV-Leitfaden „Erste Schritte mit KI-Agenten in Steuerberatungskanzleien“ eine strukturierte Orientierung. Der Leitfaden enthält einen Selbst-Check zur digitalen Ausgangslage, Hinweise auf geeignete Prozesse und ein kompaktes 90-Tage-Schema für Auswahl, Pilotierung und Auswertung erster Anwendungen.

Das ist ein sinnvoller Ansatz: Nicht mit dem komplexesten Anwendungsfall beginnen, sondern zunächst einen klar begrenzten, risikoarmen Prozess auswählen. Denkbar wären etwa die Strukturierung internen Wissens, die Vorbereitung standardisierter Entwürfe oder die Unterstützung bei wiederkehrenden organisatorischen Aufgaben.

Danach sollte die Kanzlei auswerten:

• Spart die Anwendung tatsächlich Zeit?
• Ist die Ergebnisqualität ausreichend?
• Wo ist menschliche Kontrolle notwendig?
• Welche Daten dürfen verarbeitet werden?
• Lässt sich der Ansatz auf weitere Prozesse übertragen?

Wer als junge*r Steuerprofi solche Fragen stellt und Pilotprojekte konstruktiv begleitet, zeigt Eigeninitiative – ohne die fachlichen und rechtlichen Anforderungen aus dem Blick zu verlieren.

6. Links und Downloads

Der DStV bündelt die Materialien im Themenbereich „Digitale Transformation“. Dort finden sich die Whitepaper zu KI-Assistenten und KI-Agenten sowie der Leitfaden für erste Schritte mit KI-Agenten in Steuerberatungskanzleien.

• DStV-Themenseite „Digitale Transformation“
• DStV-Beitrag: „Vom Chatbot zum digitalen Sachbearbeiter: Was KI-Agenten für Steuerkanzleien bedeuten“