KI im Kanzleialltag: 5 einfache Use Cases für deinen Einstieg

1. Niedrigschwellig starten – ohne alles umzukrempeln

Du musst nicht gleich die komplette Kanzleisoftware umstellen, um KI zu nutzen. Empfehlenswert ist ein Start mit klar abgegrenzten Pilotfällen, etwa internen Textentwürfen oder Checklisten, bei denen keine Mandantendaten verarbeitet werden.

Viele Kanzleien benennen „KI-Lotsen“, also einzelne Mitarbeitende, die Tools testen, Erfahrungen sammeln und Fragen aus dem Team bündeln. Parallel werden einfache Regeln festgelegt: Welche Inhalte dürfen in die KI, wer prüft Ergebnisse und wo wird die Nutzung dokumentiert.

2. Fünf konkrete Einsatzfelder für Einsteiger

• Interne Textentwürfe: Formulierung von Stellenanzeigen, allgemeinen Kanzleiinfos oder internen Arbeitsanweisungen – ohne personenbezogene Daten
• Recherchestart: Erste Übersicht zu Gesetzesänderungen oder Fachthemen erstellen lassen und anschließend mit Primärquellen abgleichen
• Checklisten & To‑dos: KI aus stichwortartigen Notizen strukturierte Checklisten für wiederkehrende Aufgaben (z. B. Jahresabschluss-Unterlagen) erstellen lassen
• Protokolle & Notizen: Mit Diktier-KI Aktenvermerke oder Gespräche in Text umwandeln – mit vorheriger Einwilligung der Beteiligten und datenschutzkonformem Tool
• Präsentationsvorbereitung: Folienstruktur, Agenden und Formulierungsvorschläge für Team- oder Mandantenpräsentationen generieren lassen

3. Datenschutz: Was du nie tun darfst

Vertrauliche Mandantendaten haben in öffentlichen KI-Diensten wie ChatGPT & Co. grundsätzlich nichts verloren, wenn keine vertragliche Absicherung besteht. Dazu gehören Namen, Adressen, Steuer-IDs, konkrete Fallbeschreibungen, Bilanzen, Lohnunterlagen und interne Kanzleiinformationen.

Nutze nur freigegebene Kanzlei-Accounts und Tools, die datenschutzkonform sind; private KI-Accounts für dienstliche Zwecke sind tabu. Im Zweifel gilt: Daten anonymisieren oder pseudonymisieren – und im Zweifel den Datenschutzbeauftragten oder die IT fragen.

4. Fazit

Mit klaren Grenzen und geeigneten Tools kannst du KI schon heute sicher nutzen, um dir den Arbeitsalltag spürbar zu erleichtern. Wenn du diese einfachen Use Cases beherrschst, bist du bestens vorbereitet, um später auch komplexere KI-Lösungen in den Fachprozessen mitzugestalten.