Mit digitaler Mandantenkommunikationen einen Vorsprung erarbeiten

Dabei wird vor allem nach mehr Effizienz, Transparenz und einem schnelleren Informationsfluss gestrebt. Gleichzeitig wird Papieraufwand reduziert und ein Terminchaos leichter verhindert. Doch damit sind die Vorzüge bei weitem noch nicht abgehakt.

1. Weitere Vorteile:

• Zeitersparnis: Mandant:innen müssen ihre Unterlagen nicht mehr physisch abgeben, Steuerberater:innen können Daten direkt, schneller und flexibler einsehen.

• Fehlerreduktion: Automatisierte Dokumentenprüfung und ein strukturierter Upload verringern falsche oder unvollständige Unterlagen.

• Mehr Transparenz für Mandant:innen: Sie können zu jeder Zeit den Status ihrer Aufträge einsehen und ersparen sich etwa einen Anruf.

• Bessere Mandant:innen-Bindung: Digitale Tools erhöhen die Zufriedenheit, besonders bei jüngeren oder digital-affinen Mandant:innen.

• Compliance & Sicherheit: Moderne Systeme bieten verschlüsselte Übertragung, revisionssichere Ablage und DSGVO-konforme Kommunikation.

2. Aktuelle Trends

Um das Ganze umzusetzen, haben sich schon einige Trends festgesetzt. Dazu gehören zum Beispiel:

• Portale / Cloud-Lösungen: Plattformen wie DATEV Unternehmen online, Addison OneClick oder Smartsteuer-Mandantenportale haben sich etabliert. Mandant:innen laden beispielsweise Belege hoch, Berater:innen können sich diese anschauen und kommentieren.

• Videoberatung: Gerade durch die Corona-Pandemie und die damit verbundenen Kontaktbeschränkungen setzten sich Videotelefonate/Videokonferenzen im privaten wie auch im Berufsalltag durch. Auch hier kann ein zum Beispiel ein Erstgespräch online stattfinden und erst das zweite oder weitere Gespräche vor Ort.

• Mobile Apps: Mandant:innen können Belege fotografieren, hochladen, Fragen stellen oder Nachrichten empfangen. Damit gehen im Idealfall auch automatisierte Benachrichtigungen einher, wo Fristen, Statusupdates oder Nachfragen automatisch per App oder E-Mail ausgelöst werden.

• Integration von künstlicher Intelligenz: Gestützte Tools können übliche Standardfragen beantworten, Dokumente teilweise automatisch prüfen oder kategorisieren.

3. Herausforderungen

Neben vielen Vorteilen bringt so eine Thematik jedoch auch einige Herausforderungen beziehungsweise Hürden mit sich.

• Datensicherheit & Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Verschlüsselung, Zugriffsrechte und Archivierung müssen gewährleistet sein.

• Akzeptanz der Mandant:innen: Nicht alle werden sofort bereit sein, digital zu arbeiten oder ihre Unterlagen digital freizugeben. Aufklärung und das Wecken von Vertrauen sind hier essenziell.

• Kosten & Integration: Anschaffung von Portalen, Apps oder Schnittstellen muss finanziell eingeplant werden.

• Prozessänderung in der Kanzlei: Standardabläufe müssen digitalisiert und Mitarbeitende geschult werden.

4. Zukunftsaussichten

Es lässt sich festhalten, dass Kanzleien mittel- und langfristig nicht mehr um die vollständige Digitalisierung herumkommen. Gerade daher ist es wichtig, sich damit – so lange es noch möglich ist – einen Vorteil zu verschaffen. Papierloses Arbeiten, künstliche Intelligenz und Automatisierung und ein Mandant:innen-Stamm, der einen On-Demand-Service bietet (sofortige Verfügbarkeit bei Nachfrage), werden immer mehr zum Standard.