Kanzleistrategie: Leitfaden für Ihre Steuerkanzlei

Eine Steuerkanzlei zu führen bedeutet viel Verantwortung - nicht nur für Mitarbeiter* und Mandanten, sondern auch für die Zukunft der Steuerkanzlei an sich. Es müssen stets Entscheidungen getroffen werden, die die Zukunft der eigenen Steuerkanzlei prägen werden. Dabei ist Entwicklung etwas Positives, wenn Sie in die richtige Richtung laufen. 

Doch woher wissen Sie, in welche Richtung Sie sich entwickeln sollen und welche Entscheidungen die Richtigen sind? Hier hilft eine sogenannte Kanzleistrategie. Sie ist eine Art Leitfaden, an der Sie sich als Chef immer orientieren können, wenn wichtige Entscheidungen anstehen. Und die Kanzleistrategie sollte das sein, was auch von außen von Ihnen sichtbar wird. Was sehr theoretisch und fast wie Hexerei klingt, ist eine Weichenstellung für die Zukunft der Kanzlei. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine eigene Kanzlei-Strategie entwickeln können und diese umsetzen! 

Was ist eine Kanzleistrategie?

Für eine Strategie gibt es tausende Definitionen. Im Grunde genommen handelt es sich um einen groben Plan und eine Leitlinie für das Erreichen eines Zieles. Im Falle der Kanzleistrategie geht es vor allem darum, eine Leitlinie für wichtige Entscheidungen zu haben und zu bestimmen, in welche Richtung sich die Kanzlei entwickeln soll. 

Auch wenn jede Steuerkanzlei grundsätzlich die gleichen Dienstleistungen anbietet, ist doch jede Kanzlei einzigartig. Die Menschen, die dort arbeiten, sind es ebenso wie ihre Qualifikationen, der Führungsstil, die Mandantschaft und die Werte und Überzeugungen, die Sie alle an den Tag legen. 

Als Kanzlei müssen Sie sich deshalb ganz individuell überlegen, mit welcher Strategie Sie Ihre Kanzlei langfristig erfolgreich machen möchten und was Ihre eigenen Ziele für die Zukunft sind - abseits davon, eine gute Steuerberatung anzubieten, das ist sicherlich klar. 

Neben der Kanzleistrategie gibt es auch die Marketingstrategie oder Employer Branding Strategie für Ihre Kanzlei. Zu beidem haben wir einen eigenen Beitrag verfasst. 

Warum brauche ich eine Kanzleistrategie?

Sicherlich kann eine Kanzlei auch ohne eine bestimmte Kanzleistrategie geführt werden, zumindest die ersten Jahre. Wie immer im Leben führt eine gewisse Planlosigkeit aber auch dazu, dass bestimmte Chancen vertan werden und man in schwierigen Situationen beginnt, zu “schwimmen” und nicht mehr so richtig zu wissen, wohin. Eine Strategie bietet hier Leitlinien, an denen Sie sich immer orientieren können. 

Nimmt die Größe der Kanzlei zu und damit auch die Führungsebenen, ist eine Kanzleistrategie wichtig, um jeder Führungsperson Richtlinien und Orientierungshilfen zu geben, an denen Erfolg und Führung gemessen werden. Aber auch die Wahl von Geschäftspartnern und die Marketingstrategie richtet sich nach der gewählten Kanzleistrategie. 

Wichtig: Eine Kanzleistrategie kann sich mit den Jahren verändern. In jeder Phase ist es möglich, einen Imagewechsel zu wünschen oder sich an neue Gegebenheiten, Trends oder Innovationen anzupassen. Eine Kanzleistrategie muss und sollte niemals in Stein gemeißelt sein. Sie dient nur als Leitfaden für die eigene Arbeit innerhalb des Teams. 

10 Fragen, um die richtige Strategie als Steuerkanzlei zu finden

Um die richtige Kanzleistrategie zu finden, gibt es einige Fragen, die Sie sich stellen können, um zum Ergebnis zu gelangen. Die folgenden Fragen sollen Ihnen persönlich Aufschluss darüber geben, welche Art von Kanzlei Sie sein möchten. Im nächsten Schritt kommen wir dann zur Umsetzung dieser Kanzleistrategie. 

Folgende Fragen dienen Ihnen dabei als Inspiration bei der Formulierung Ihrer Strategie. Wichtig: Träumen Sie gerne groß! 

1. Warum haben Sie Ihre Kanzlei gegründet oder übernommen? Was war Ihre Vision? 
2. Was ist heute Ihre Vision für die Kanzlei? Wo möchten Sie einmal hin? Worin unterscheiden Sie sich von anderen Kanzleien? 
3. Welche Werte vertreten Sie in Ihrer Kanzlei? Wieso handeln Sie, wie Sie handeln? Und wie möchten Sie diese Werte in Zukunft repräsentieren? 
4. Welche Erwartungen haben die Mitarbeiter an Ihre Steuerkanzlei? 
5. Was erwarten Sie von Ihren Mitarbeitern? Was ist Ihnen beim Führungsstil und beim Umgang mit Mitarbeitenden wichtig?
6. Was sind Ihre Ziele für die nächsten Jahre? Wo möchten Sie in einem, 3, 5, 10 Jahren sein? 
7. Wie lassen sich diese Ziele schon heute umsetzen und angehen? 
8. Können Sie Maßnahmen benennen, mit denen diese Ziele heruntergebrochen und erreicht werden können? Welche Mitarbeitenden können wie dazu beitragen und in welchem Zeitraum? 
9. Woran lässt sich der Erfolg der Ziele bemessen? Wie und wann wird sichtbar, dass die Ziele erreicht sind? 
10. Gibt es auch nicht-messbare Ziele, die Sie erreichen möchten (z.B. ein gutes Arbeitsklima, glückliche Mitarbeiter, flache Hierarchien, Angebote wie Homeoffice etc.)?

Tipps zur Umsetzung: So werden Sie erfolgreich als Steuerkanzlei

Wenn Sie diese Fragen für sich beantwortet haben, werden Sie bereits feststellen, dass es eine Richtung gibt, die Ihnen als die Richtige erscheint. Das kann sich in ganz unterschiedlichen Aspekten bemerkbar machen, zum Beispiel: 

• Arbeitsklima
• Kanzleistruktur
• Führungsstil
• Spezialisierung der Kanzlei
• Bestimmte Arten von Mandanten (Privatpersonen, Unternehmen, Selbstständige, bestimmte Branchen etc.)
• Marketingstrategie
• Wachstum 

Das alles und auch andere Aspekte können eine Rolle spielen. Aus diesen Aspekten müssen Sie dann einen konkreten Plan für die nächste Zeit erstellen. Natürlich können und müssen nicht die nächsten 10 Jahre geplant werden, das würde auch keinen Sinn machen. Das Leben spielt sowieso immer anders als gedacht. 

Planen Sie deshalb für die nächsten 1-2 Jahre einige Maßnahmen, um sich in die gewünschte Richtung zu entwickeln. Das können Neueinstellungen sein, Weiterbildungen für Mandanten, Umstrukturierungen, Investitionen, Werbemaßnahmen etc. Überlegen Sie sich, was die konkreten Ziele sind und wie Sie diese angehen sollen. Hier noch einige Tipps für die Umsetzung: 

1. Gehen Sie aktiv und mit gutem Beispiel voran: Fassen Sie sich an die eigene Nase. Veränderung fängt bei der Führungsperson an. Seien Sie deshalb motiviert und engagieren Sie sich mindestens genau so, wie Sie es von Ihren Mitarbeitenden erwarten. 
2. Kommunikation ist das A und O: Nehmen Sie alle Mitarbeitenden mit ins Boot. Erklären Sie die Strategie und die Ziele. Wer versteht, wozu er etwas tut, ist viel motivierter, mitzuarbeiten. Außerdem kennen Angestellte den Betrieb aus einer anderen Perspektive und können so wertvolle Kritik und Vorschläge beisteuern. Fordern Sie dieses Feedback aktiv ein und nehmen Sie es an. 
3. Feiern Sie auch kleine Erfolge! 
4. Erinnern Sie sich selbst und andere daran, was die Vision ist und hauchen Sie ihr Leben ein. 
5. Nehmen Sie Rückschläge nicht zu schwer: Die Kanzleistrategie ist ein Leitfaden, keine Anleitung. Das Leben passiert und die Welt verändert sich. Klappt etwas nicht, ist das okay. Es wird sich ein anderer Weg finden.

Fazit

Eine Kanzleistrategie ist sehr individuell und muss für jede Kanzlei eigenständig ausgearbeitet werden. Es kursieren jedoch viele verschiedene Dienstleister, die auf genau solche Strategien spezialisiert sind. Zusätzlich haben wir noch einige andere Beiträge zum Thema Arbeitgeber-Marketing, Online-Marketing oder auch Mandantenakquise. 

So können Sie sich in allen Bereichen bestmöglich informieren und die richtigen Schritte einleiten. Mit der richtigen Strategie kommt der Erfolg viel leichter! 

*Um den Text leicht verständlich und unkompliziert zu halten, haben wir uns für die Nutzung des generischen Maskulinums, also der männlichen Form aller Hauptwörter, entschieden. Wir möchten aber niemanden ausschließen und weisen darauf hin, dass trotz der männlichen Form alle Geschlechter gemeint sind. Gerade die Branche der Steuerberatung ist sehr männlich dominiert. Wir wünschen uns unbedingt mehr Diversität in diesem Berufsfeld. Daher gilt: all genders are welcome!