Mitarbeiter/in Sekretariat & Office Management (m/w/d)

Organisationstalent trifft auf Kommunikation und Teamgeist!

Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig anstehen? Du liebst es, Abläufe zu organisieren, bist gerne erste Ansprechperson und sorgst mit deiner strukturierten Art dafür, dass im Büro alles rundläuft?

Dann könnte diese Position genau das Richtige für dich sein!

Für ein modernes, international ausgerichtetes Unternehmen im Herzen Hamburgs suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen und den Büroalltag aktiv mitzugestalten.

• Organisation & Office Management: Du sorgst für reibungslose Abläufe im Büro, koordinierst Termine, Besprechungen und organisatorische Prozesse.

• Kommunikation & Empfang: Als freundliche erste Ansprechperson betreust du Mandanten, Gäste und Geschäftspartner und kümmerst dich um die telefonische und schriftliche Korrespondenz.

• Administrative Unterstützung: Du erstellst und bearbeitest Dokumente, Präsentationen und Geschäftskorrespondenz und behältst Fristen sowie Wiedervorlagen im Blick.

• Meeting- & Reisemanagement: Du organisierst Besprechungen, kümmerst dich um die Vorbereitung und Nachbereitung und unterstützt bei der Reiseplanung.

• Büroorganisation & Wohlfühlatmosphäre: Du koordinierst Bestellungen, externe Dienstleister und die Organisation der Gemeinschaftsbereiche und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende und Gäste wohlfühlen.

• Onboarding & Offboarding: Du begleitest organisatorisch den Ein- und Austritt von Mitarbeitenden und koordinierst die Bereitstellung bzw. Rückgabe von IT-Ausstattung, Zugängen und Arbeitsmitteln.

• Buchhaltung & Dokumentenmanagement: Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung und übernimmst die sorgfältige Prüfung, Formatierung und Finalisierung von Prüfungs- und Jahresabschlussberichten.

• Teamkultur & besondere Anlässe: Du organisierst kleine Aufmerksamkeiten zu Geburtstagen, Jubiläen und weiteren besonderen Anlässen.

• Projekte & Weiterentwicklung: Du bringst eigene Ideen ein und unterstützt dabei, interne Abläufe und die Büroorganisation kontinuierlich zu verbessern.

• Abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- oder Steuerfachangestellte/r erforderlich

• Erste Berufserfahrung im Office Management, Sekretariat, Empfang oder in einer vergleichbaren administrativen Position

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Outlook und Excel

• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise

• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten

• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

• Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Prioritäten den Überblick zu behalten

• Teamgeist, Eigeninitiative und eine lösungsorientierte Denkweise

• Mehr Freizeit durch eine 4-Tage-Woche: Von Juni bis Dezember

• 30 Tage Urlaub: Sechs Wochen im Jahr für Erholung, Reisen und alles, was dir wichtig ist.

• Spannende Einblicke: Dich erwartet eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielseitigen Berührungspunkten

• Top-Lage in Hamburg: Ein moderner Arbeitsplatz mitten im Herzen der Hansestadt.

• Ein Team, das zusammenhält: Kurze Entscheidungswege, offene Kommunikation und ein kollegiales Miteinander

• Mobil unterwegs: Profitiere vom Deutschlandticket und der Möglichkeit des JobRads

• Unterstützung im Alltag: Zuschüsse zu Kinderbetreuungskosten und attraktive Restaurantgutscheine

• Gesundheit & Bewegung: Mit dem Wellpass bleibst du auch außerhalb des Büros aktiv.

• Gemeinsame Erlebnisse: Regelmäßige Teamaktivitäten und gemeinsame Unternehmungen