Mitarbeiter*in Buchhaltung und Administration (m/w/d) – Teilzeit oder Vollzeit

Wir sind eine dynamische Unternehmensgruppe mit Fokus auf den Groß- und Außenhandel in der Gummi-Branche. Unsere Holding, die Quaddro AG, vereint mehrere spezialisierte Unternehmen, die gemeinsam ein starkes Netzwerk bilden – mit Schwesterunternehmen in Asien und globalen Partnerschaften. Unser deutsches Headquarter befindet sich in Braunschweig, von wo aus wir unsere Aktivitäten in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Logistik, Finanzen und zentrale Services steuern.

Zu unserer Gruppe gehören unter anderem die Marken Ambelt®, Forech Europe, W&K® sowie Vasco Global®. Gemeinsam arbeiten wir daran, Prozesse weiterzuentwickeln, internationaler zu denken und unsere Gruppe zukunftsfähig aufzustellen.

Deine Möglichkeit bei uns

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir dich als Mitarbeiter*in Buchhaltung & Administration (m/w/d) für unser Headquarter in Braunschweig.

Die Position kann abhängig von deiner Erfahrung und deinem gewünschten Stundenumfang unterschiedlich ausgestaltet werden:

Option A: Vorbereitende Buchhaltung & Administration (Teilzeit, ca. 15–20 Stunden/Woche)

Der Schwerpunkt dieser Variante liegt auf der zuverlässigen Vorbereitung und Organisation unserer buchhalterischen Prozesse.

Du unterstützt uns insbesondere bei der Verarbeitung von Rechnungen, der strukturierten Verwaltung von Dokumenten sowie wiederkehrenden administrativen Finance-Aufgaben.

Eine spezielle Ausbildung im Bereich Buchhaltung ist hierfür nicht zwingend erforderlich. Entscheidend sind eine sorgfältige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und die Bereitschaft, dich in unsere Abläufe einzuarbeiten.

Option B: Buchhaltung / Accounting (Vollzeit, 40 Stunden/Woche)

Neben sämtlichen Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung übernimmst du zusätzliche fachliche Verantwortung im Bereich Accounting.

Dazu gehören insbesondere Tätigkeiten mit DATEV Unternehmen Online, die Vorbereitung buchhalterischer Vorgänge für unser Steuerbüro, Vorkontierungen, Mahnwesen, Reisekostenabrechnungen, Zuarbeit für unseren Finanzdienstleister sowie regelmäßige Auswertungen und Reportings für unsere Gesellschaften. Auch in der Vollzeitvariante gehören die operativen und dokumentenbezogenen Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung weiterhin zum Aufgabenbereich.

Gemeinsame Aufgaben für Teilzeit und Vollzeit

Du unterstützt unser Finance-Team bei der strukturierten Umsetzung unserer buchhalterischen und administrativen Prozesse.

Dazu gehören unter anderem:

• Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Prüfung der zugehörigen Unterlagen
• Zusammenführung und Kontrolle von Rechnungsunterlagen und Begleitdokumenten
• Prüfung der Vollständigkeit von Belegen und Dokumenten
• Ausdruck, Sortierung und analoge Ablage von Rechnungen und Vorgängen
• Digitale Belegverwaltung und strukturierte Ablage
• Vorbereitung von Unterlagen für die weitere buchhalterische Verarbeitung
• Abruf wiederkehrender Rechnungen aus verschiedenen Online-Portalen (Bspw.: IT-Dienstleister, Google, Amazon)
• Prüfung von Speditionsrechnungen anhand vereinbarter Konditionen
• Dokumentation und Kommunikation von Abweichungen gegenüber Dienstleistern
• Upload von Ausgangsrechnungen bei unserer Factoring-Gesellschaft
• Kontrolle der übermittelten Rechnungen
• Sicherstellung der fristgerechten Bearbeitung unserer festen Factoring-Termine
• Unterstützung bei Mahnvorschlagslisten
• Kommunikation mit internen Abteilungen wie Vertrieb und Logistik zur Klärung fehlender oder unvollständiger Unterlagen

Zusätzliche Aufgaben bei der Vollzeitvariante (Accounting)

Bei einer Vollzeitbesetzung erweitert sich dein Aufgabenbereich um zusätzliche buchhalterische Tätigkeiten wie zum Beispiel:

• Arbeit mit DATEV Unternehmen Online
• Verwaltung und Vorbereitung von Belegen für die externe Buchhaltung
• Prüfung und strukturierte Bereitstellung von Buchungsunterlagen
• Vorkontierung von Geschäftsvorfällen
• Abstimmung mit unserem Steuerbüro bei Rückfragen oder fehlenden Informationen
• Vorbereitung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Unterstützung beim Mahnwesen und bei der Nachverfolgung offener Forderungen
• Erstellung regelmäßiger Auswertungen und Reportings für zwei Gesellschaften
• Plausibilitätsprüfung von Zahlen und Erkennen von Auffälligkeiten

Unabhängig vom Stundenumfang sind uns vor allem folgende Eigenschaften wichtig:

• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Genauigkeit im Umgang mit Dokumenten und Zahlen
• Eigenständige Arbeitsweise und die Fähigkeit, Unstimmigkeiten zu erkennen und anzusprechen
• Bereitschaft, sich in neue Abläufe und digitale Systeme einzuarbeiten
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, insbesondere Excel
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Kaufmännische Grundkenntnisse oder vergleichbare Erfahrung von Vorteil
• Erste Erfahrung in Administration oder vorbereitender Buchhaltung sind hilfreich

Zusätzlich für die Vollzeitvariante

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation von Vorteil
• Praktische Erfahrung im Bereich Buchhaltung oder Accounting von Vorteil
• Erfahrung mit DATEV Unternehmen Online, Vorkontierung oder vorbereitenden Buchhaltungsprozessen wünschenswert
• Gute Englischkenntnisse wünschenswert

• Eine unbefristete Festanstellung in Teilzeit oder Vollzeit mit einer viermonatigen Probezeit
• Stundenumfang in Abhängigkeit des Kompetenzbereiches
• Die Möglichkeit, die Rolle langfristig weiterzuentwickeln
• Eine strukturierte Einarbeitung und Unterstützung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld innerhalb einer wachsenden Unternehmensgruppe
• Bis zu 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr