Kaufmännische Fachkraft: vorbereitende Buchhaltung & Rechnungsmanagement (m/w/d)

Borek Worldwide Solutions GmbH ist ein global aufgestelltes Unternehmen mit Sitz in Braunschweig und Niederlassungen in Vadodara, Indien, und Pristina, Kosovo. Wir sind auf die Bereiche IT, Geschäftsprozessmanagement und Vertrieb spezialisiert und unterstützen Partner aus unterschiedlichen Branchen dabei, Talentengpässe zu überwinden und ihr Wachstum zu beschleunigen. Unsere Geschichte reicht bis ins 17. Jahrhundert zurück – verbunden mit dem Anspruch, uns kontinuierlich weiterzuentwickeln und Innovation aktiv voranzutreiben. Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine kaufmännische Fachkraft, die unsere vorbereitende Buchhaltung und unser Rechnungsmanagement zuverlässig und strukturiert übernimmt. Im Mittelpunkt steht die durchgängige Bearbeitung von Rechnungen, Zahlungen und Belegen vom Eingang bis zur dokumentierten Erledigung sowie die transparente Nachverfolgung von Fristen, Freigaben und offenen Punkten. Je nach Vorgang betreuen Sie dabei unterschiedliche Gesellschaften und Bereiche der Borek-Gruppe. Die Position ist mit 15 Wochenstunden in Teilzeit vorgesehen, verteilt auf zwei bis drei Werktage, und wird vor Ort in unserem Büro ausgeübt.

• Rechnungseingang & Status: Sie überwachen Rechnungseingänge aus E-Mail, Post, Online-Portalen und weiteren digitalen Quellen, erfassen die Vorgänge zeitnah und halten Bearbeitungsstatus, Fälligkeiten, nächste Schritte und offene Entscheidungen aktuell.
• Prüfung & Plausibilität: Sie prüfen Rechnungen und Belege auf Vollständigkeit und erkennbare Plausibilität – unter anderem Empfänger, Leistungsbezug, Zeitraum, Betrag, Fälligkeit und Zahlungsdaten – und achten darauf, Doppelbearbeitungen bzw. Doppelzahlungen zu vermeiden.
• Klärung fehlender Unterlagen: Fehlende Rechnungen, Belege oder Angaben sowie unklare Zuordnungen klären Sie eigenständig mit Mitarbeitenden, Lieferanten und Dienstleistern und verfolgen offene Punkte bis zur vollständigen Erledigung.
• DATEV & Zuordnung: Sie ordnen Belege der richtigen Gesellschaft und Person zu, laden sie vollständig und lesbar in DATEV hoch und verknüpfen Stornos, Gutschriften, Nachträge oder Korrekturen eindeutig mit dem Ursprungsvorgang.
• Lastschriften, Kreditkarten & laufende Kosten: Sie prüfen Lastschriftbuchungen und Kreditkartentransaktionen fortlaufend, ordnen die zugehörigen Belege bereits während des laufenden Monats zu und fordern fehlende Kreditkartenbelege unmittelbar nach. Wiederkehrende Kosten und Abonnements, zum Beispiel Softwarelizenzen, kontrollieren Sie ebenfalls laufend.
• Zahlungsläufe & Freigaben: Sie bereiten die Zahlungsläufe vor, aktualisieren offene und freigabefähige Rechnungen, erstellen vollständige Freigabeübersichten und holen erforderliche Freigaben aktiv bei den zuständigen Personen ein.
• Zahlungsabschluss & Nachverfolgung: Nach Freigabe sorgen Sie für die korrekte Ausführung der Zahlungen, dokumentieren den Zahlungsstatus und halten zurückgestellte oder abgelehnte Vorgänge mit Grund, nächstem Schritt und Termin sichtbar nach.
• Monatsabschluss & Steuerberatung: Sie bereiten die Buchhaltungsunterlagen vorausschauend vor und stellen sicher, dass alle erforderlichen Rechnungen und Belege des Vormonats bis spätestens zum 5. des Folgemonats vollständig bei der jeweiligen Steuerberatung vorliegen. Rückfragen und Korrekturen begleiten Sie bis zur Klärung und behalten den Abschlussstatus bis zum 10. eines Monats im Blick.
• Post, Versicherungen & Regelkommunikation: Sie bearbeiten nach interner Übergabe kaufmännische Regelkommunikation aus dem Posteingang sowie Versicherungsunterlagen und -rechnungen, sichern Antwort-, Zahlungs- und Bearbeitungsfristen und ordnen Policen, Nachträge und Korrespondenz korrekt zu. Besondere oder vertrauliche Vorgänge geben Sie rechtzeitig zur Entscheidung weiter.
• Ablage & Originale: Sie pflegen eine nachvollziehbare digitale und physische Ablagestruktur, in der Unterlagen eindeutig auffindbar sind. Wichtige Originale und vertrauliche Dokumente werden getrennt, vollständig und geschützt abgelegt.
• Status, Abstimmung & Eskalation: Sie halten offene Vorgänge, Fristen, Freigaben und Entscheidungen transparent nach, bereiten regelmäßige Statusabstimmungen entscheidungsfähig vor und melden drohenden Verzug, Unklarheiten oder Risiken frühzeitig mit einer klaren Entscheidungsfrage oder Handlungsempfehlung.

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement mit Erfahrung im Rechnungswesen, Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Groß- und Außenhandelsmanagement, Steuerfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, im Rechnungsmanagement oder in einem vergleichbaren kaufmännischen Aufgabenbereich.
• Praktische Erfahrung mit der Prüfung, Zuordnung und Verwaltung von Rechnungen und Belegen sowie idealerweise mit Zahlungsverkehr, Kreditkartenabrechnungen oder Freigabeprozessen.
• Idealerweise Erfahrung mit DATEV oder einer vergleichbaren Buchhaltungs- bzw. Belegmanagement-Software.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Steuerberatungen, Lieferanten oder anderen externen Dienstleistern ist von Vorteil.
• Eine sehr sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise, ein gutes Zahlenverständnis sowie ein ausgeprägtes Bewusstsein für Fristen und Vollständigkeit.
• Eigeninitiative, Beharrlichkeit und klare Kommunikation: Sie halten offene Punkte aktiv nach und warten bei fehlenden Informationen oder Freigaben nicht passiv auf Rückmeldungen.
• Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen kaufmännischen Unterlagen.