Assistenz im Team Finance / Backoffice (m/w/d)

Die RIB IMS GmbH ist seit über 30 Jahren ein innovatives Software- und Beratungshaus und hat sich auf die Lösung CAFM Software (Facility Management Software) spezialisiert. Unsere Software ist eines der führenden Software- und Beratungshäuser in den Bereichen Immobilien-, Kabel- und Netzwerkmanagement im deutschsprachigen Raum. Zudem sind wir Vorreiter für die Digitalisierung im Gebäudebetrieb. Wir beschäftigen rund 88 Mitarbeitende an unseren Standorten in Dinslaken und Berlin in den verschiedensten Bereichen: Development, Support, Sales und Service.

Als hundertprozentige Tochter von Schneider Electric sind Nachhaltigkeit, Effizienz und technologische Exzellenz fest in unserer DNA verankert. Marktnahe Entwicklung, einfache Bedienung, schnelle Ergebnisse und langfristiger Nutzen zeichnen unsere Lösungen aus - mit „Made in Germany“ als Qualitätsversprechen. Branchenübergreifend, partnerschaftlich und offen für neue Anforderungen entwickeln wir Software, die heute überzeugt und morgen den Standard setzt.

Du bist ein Organisationstalent und kennst die kaufmännischen Abläufe innerhalb eines Unternehmens?

Als Assistenz Team im Team Finance / Backoffice (m/w/d) sorgst du für reibungslose Büroprozesse, koordinierst die interne und externe Kommunikation und unterstützt die Abteilung administrativ.

Zu deinen Aufgaben gehören die Organisation und Koordination sämtlicher Büro- und Verwaltungsabläufe. Du bearbeitest den schriftlichen und elektronischen Schriftverkehr, verwaltest E-Mails und übernimmst die Planung, Koordination sowie Überwachung von Terminen. Darüber hinaus betreust du Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner sowohl telefonisch als auch persönlich und bist eine wichtige Ansprechperson im Tagesgeschäft.

Die Erstellung von Dokumenten, Berichten und Auswertungen gehört ebenso zu deinem Verantwortungsbereich wie die Unterstützung bei der Auftragsbearbeitung, Rechnungsprüfung sowie bei buchhalterischen Tätigkeiten. Zudem pflegst und verwaltest du Stammdaten, Akten und relevante Unternehmensunterlagen. Die Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen runden dein Aufgabengebiet ab. Darüber hinaus übernimmst du allgemeine administrative Tätigkeiten und unterstützt das Team bei allen anfallenden organisatorischen Aufgaben.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufleute für Bürokommunikation oder Kaufleute für Büromanagement
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse wünschenswert
• Organisationsgeschick
• Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten
• Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten
• Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise

• Du erhältst ein Onboarding
• Du hast Ansprechpartner, die jederzeit ein offenes Ohr für dich haben
• Du arbeitest mit einem großartigen kommunikativen Team zusammen
• Wir bieten Dir einen sicheren und spannenden Arbeitsplatz mit Gestaltungsfreiraum bei Organisation und Umsetzung von Aufgaben
• Uns sind Diversität, Chancengleichheit und Menschlichkeit im Umgang, innerhalb wie außerhalb des Unternehmens wichtig
• Dein Arbeitsplatz ist mit moderner Technik ausgestattet
• Du kannst mit uns eine grüne Zukunft schaffen
• Es steht frisches Obst für dich bereit
• Bei uns hast du die Möglichkeit auf ein Jobrad
• Du bekommst Mitarbeiterrabatte beim Shoppen
• Du hast Anspruch auf eine Direktversicherung