Kauffrau / Kaufmann Büromanagement (m/w/d) – Auftragsabwicklung & Rechnungswesen

Wir sind KEVOX, ein familiengeführtes Software-Unternehmen aus Bochum. KEVOX ist das digitale Klemmbrett für Prüfungen, Wartungen und Dokumentationspflichten. Wir helfen seit 2010 Unternehmen, aus der Papierwelt in die Gegenwart zu kommen und machen sie damit sicherer.

Deine Mission: Als Kauffrau / Kaufmann im Büromanagement (m/w/d) verantwortest du zwei Bereiche, auf die das gesamte Unternehmen täglich baut: das laufende Rechnungswesen und die Auftragsabwicklung unserer Kundenbasis. Du arbeitest hierbei eng und in direkter Abstimmung mit der Geschäftsführung und dem Vertrieb zusammen. Bei uns übernimmst du Verantwortung, die spürbar ist: in Vollzeit oder Teilzeit ab 30 Stunden pro Woche.

• Auftragsabwicklung: Du legst Neukundenverträge digital an, verlängerst Bestandsverträge proaktiv und passt Lizenzen bei Änderungen an. Unsere digitalen Systeme geben dir dafür klare Struktur: du pflegst Stammdaten und Kundenkonten laufend im ERP.
• Rechnungswesen: Du erstellst Rechnungen termingerecht, buchst Zahlungseingänge und hast offene Posten wöchentlich im Blick. Mahnwesen und Monatsabschluss laufen zuverlässig über dich.
• Kundenkommunikation: Bei Rückfragen zu Rechnungen bist du per E-Mail und Telefon die erste Anlaufstelle. Du gibst klare, verbindliche Antworten und weißt, wie du unterschiedliche Gesprächspartner gut abholst.

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Rechnungswesen, in der Auftragsabwicklung, im Vertrieb oder einer vergleichbaren kaufmännischen Position
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit Excel: Tabellen, Filter, einfache Formeln gehören für dich zum Alltag
• Du arbeitest strukturiert, priorisierst eigenständig und bringst Themen zuverlässig zu Ende, auch wenn sich Anforderungen zwischendurch ändern
• Du kommunizierst schriftlich auf sehr hohem Niveau und beherrschst Deutsch auf Muttersprachenniveau
• Nice-to-have: Sicherer Umgang mit einer Rechnungs- oder Buchhaltungslösung (z. B. Lexware, DATEV, sevDesk)

Wichtig: Wenn du heute noch nicht alles davon erfüllst, aber weißt, dass das genau der Job ist, den du machen willst – dann melde dich trotzdem!

• Verantwortung mit echtem Impact: Du verantwortest kaufmännische Kernprozesse in einem wachsenden Softwareunternehmen. Und das mit direktem Einfluss auf Qualität und Kundenzufriedenheit.
• Mitgestalten statt ausführen: Bei uns zählt die Idee, nicht der Titel. Du bringst Verbesserungen ein und siehst, was daraus wird.
• Teilzeit und Vollzeit zwischen 30 und 38 Stunden pro Woche: wir besprechen deinen Einstieg gemeinsam.
• Onboarding: Strukturiertes Onboarding mit transparenter Einarbeitung, Buddy und Mentor an deiner Seite und regelmäßigen Feedbackterminen mit klaren Erwartungen.
• Attraktiver Standort in Bochum: Büro mit Aussicht über das Ruhrgebiet im Exzenterhaus Bochum – direkte Anbindung an Nah- und Fernverkehr (U-Bahn unter dem Haus, Bochumer Hauptbahnhof vor der Tür).
• Nachhaltig unterwegs: Wir bezuschussen dein Ticket für den öffentlichen Nahverkehr.
• Flexibilität & Freizeit im Einklang: 38-Stunden-Woche in Vollzeit, 30 Tage Urlaub inklusive Jokertage, kurzer und optionaler Remote-Arbeitstag am Freitag.
• Weitere Benefits: Mitarbeiterrabatte für Shopping und Freizeit, flache Hierarchien, regelmäßige Feelgood-Meetings und Feedback-Gespräche sowie Team-Events.