Team Lead Office Management inkl. Assistenz des Finance und des Acquisitions Directors (m/w/d)

Du willst wirklich etwas bewegen? Dann bist du bei uns genau richtig.

Sirius Facilities ist Teil der Sirius Real Estate Gruppe – einem in London und Johannesburg börsennotierten Immobilieneigentümer und -betreiber mit Standorten in Deutschland und Großbritannien.

Mit über 300 Mitarbeitenden in Deutschland betreiben und entwickeln wir mehr als 70 Business Parks und bieten maßgeschneiderte Flächenlösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.

Dich erwartet ein stabiles, international aufgestelltes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und echten Entwicklungsmöglichkeiten – im Berliner Headquarter oder direkt vor Ort in unseren Business Parks.

Du willst Führung und Gestaltung – aber auch nah am Geschäft sein. In dieser Doppelrolle leitest du unser Office Management Team und bist gleichzeitig enge Vertrauensperson und Assistenz unseres Finance und Acquisitions Directors. Du sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos läuft, und unterstützt gleichzeitig aktiv bei Finance- und Akquisitionsthemen. Wenn du Lust auf Verantwortung, Abwechslung und echten Gestaltungsspielraum hast – dann bist du bei uns genau richtig.

Deine Aufgaben

Team Lead Office Management

• Führung und Weiterentwicklung des Office Management Teams, Förderung einer positiven Arbeitskultur
• Sicherstellung einer reibungslosen Büroorganisation und -koordination für einen effizienten Geschäftsbetrieb
• Verantwortung für Verwaltung von Besprechungsräumen, Büroausstattung und Dienstleistungen sowie Beauftragung externer Dienstleister
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Company-Events
• Budgetplanung und -überwachung im Bereich Office Management sowie Identifikation von Effizienzsteigerungen
• Entwicklung und Umsetzung effektiver Systeme für das Management von Geschäftsdokumenten unter Einhaltung von Compliance- und Datenschutzrichtlinien

Assistenz des Finance und des Acquisitions Director

• Enge Zusammenarbeit und direkte Assistenz des Finance und des Acquisitions Directors im Tagesgeschäft
• Aufbau und Pflege vertrauensvoller Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern auf Management- und Partnerebene
• Steuerung und Koordination externer und interner Kommunikation in Abstimmung mit dem Director
• Priorisierung und Filterung von Anfragen sowie Zugangskontrolle
• Eigenständige Organisation von Kalender, Terminen, Reisen und Veranstaltungen
• Vorbereitung, Protokollierung und Nachverfolgung von Meetings, Präsentationen und To-dos
• Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten im Bereich Finance und Akquisitionen
• Allgemeine administrative Tätigkeiten

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, idealerweise mit erster Führungserfahrung
• Nachweisbare Erfahrung im Umgang mit Stakeholdern in einer internationalen Unternehmens- oder Konzernstruktur
• Ausgeprägte Selbstorganisation, vorausschauendes Denken, Eigenverantwortung und strukturierte Arbeitsweise
• Erfahrung als Assistenz auf C-Level oder vergleichbarer Management-Ebene von Vorteil
• Proaktive Persönlichkeit mit einem „Sparringspartner“-Mindset – du erkennst, was gebraucht wird, bevor du gefragt wirst
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift)
• Hohe Loyalität, Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Organisations- und Kollaborationstools
• Hands-on-Mentalität, Teamfähigkeit und Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld

• Ein attraktives Gehalt sowie flexible Arbeitszeiten
• Überdurchschnittlicher Zuschuss zur betrieblichen Altersversorgung
• Betriebliche Krankenzusatzversicherung
• Mitarbeiterrabatte
• Du-Kultur auf allen Ebenen
• Hoher Gestaltungsspielraum, ein wertschätzendes Arbeitsklima und eine offene Unternehmenskultur
• Attraktive Entwicklungsmöglichkeit in einem modernen, zukunftsorientierten Unternehmen
• Interne Weiterbildungsmöglichkeiten (Sirius Academy)
• Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• Team- & Company-Events