Mitarbeiter*in (w/m/d) im Bereich Finanzen (Schwerpunkt Drittmittelmanagement und Finanzbuchhaltung)

Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbstständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagenforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n motivationsstarke*n, service- und teamorientierte*n

Mitarbeiter*in (w/m/d) im Bereich Finanzen
(Schwerpunkt Drittmittelmanagement und Finanzbuchhaltung)
in Vollzeit oder zwei Teilzeitstellen

Drittmittelmanagement

• Steuerung von Drittmittelprojekten über den gesamten Projektlebenszyklus (Antragstellung, Bewilligung, Durchführung, Abschluss)
• Prüfung von Förderbedingungen, Richtlinien und Zuwendungsbescheiden
• Erstellung und Überwachung von Projektbudgets, Mittelabrufen und Zahlungsplänen
• Laufende Überwachung von Mittelverbräuchen, Abweichungsanalysen und Forecasts
• Erstellung von Verwendungsnachweisen, Zwischennachweisen und Abschlussberichten
• Kommunikation mit Fördermittelgebern (z. B. EU, Stiftungen und DFG)
• Beratung von Projektleitungen zu finanziellen, administrativen und förderrechtlichen Fragen
• Dokumentation und revisionssichere Ablage aller projektbezogenen Unterlagen
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Audits und Revisionen

Finanzbuchhaltung

• Prüfung und Buchung von Aus- und Eingangsrechnungen, Gehältern und internen Leistungsverrechnungen
• Verwaltung und Archivierung von Verträgen durch die Implementierung eines Dokumenten­management­systems (DMS)
• Führung der Anlagenbuchhaltung sowie Inventarisierung
• Unterstützung bei Jahresabschlüssen
• Abstimmung von Bilanzkonten und Klärung offener Posten
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Finanzprozessen und digitalen Workflows (z. B. MACH und DMS)
• Weiterentwicklung des Abrechnungsverfahrens interner und externer Leistungen
• Überprüfung der erfassten Geschäftsvorfälle auf steuerlich richtige Bewertung

• Betriebswirtschaftliche Ausbildung oder Studium bzw. vergleichbare Fähigkeiten und Kenntnisse sowie kaufmännische Praxiserfahrung
• Erfahrung im Drittmittelmanagement oder in der öffentlichen Finanzverwaltung von Vorteil
• Fundierte Kenntnisse in der Buchhaltung, im Haushalts- und Zuwendungsrechts sowie im HGB
• Sicheren Umgang mit ERP-Systemen (z. B. MACH, SAP etc.)
• Sehr gute Kenntnisse in Excel und datenbasierter Auswertung
• Sehr gute Englischkenntnisse
• Selbstständige, zuverlässige, eigenverantwortliche und strukturierte sowie sorgfältige Arbeitsweise
• Durchsetzungsvermögen, analytisches Denken und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Hohe Zahlenaffinität und analytisches Denken
• Kommunikationsstärke im Umgang mit Projektleitungen und Fördermittelgebern
• Fähigkeit, komplexe Regelwerke verständlich aufzubereiten
• Teamfähigkeit sowie ausgeprägte Dienstleistungsmentalität und Motivationsfähigkeit
• Aufgeschlossenheit gegenüber Veränderungsprozessen und Bereitschaft, sich in neue Rechtsgrundlagen einzuarbeiten

• Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit an einem Institut der Leibniz-Gemeinschaft
• Zusammenarbeit mit einem hoch motivierten Team und in einem internationalen Umfeld
• Vergütung nach EG 10 TV-AVH (vergleichbar TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub im Jahr sowie freie Tage am 24. und 31. Dezember
• Weiterbildungsmöglichkeiten inklusive bezuschusster Englisch- und Deutschkurse am Institut
• Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung
• Angebote zur Gesundheitsprävention am Institut (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH)
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
• Zuschuss zum HVV-Deutschlandticket
• Zuschuss zur Kantinennutzung

Die Stelle ist zunächst befristet auf zwei Jahre zu besetzen. Eine Entfristung wird angestrebt. Die Stelle ist teilzeitgeeignet.

Das LIV ist mit dem TOTAL E-QUALITY-Prädikat zertifiziert und fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Männer werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Schwerbehinderte Menschen werden bei ansonsten gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.