Assistenz Buchhaltung & Office Manager:in (m/w/d) mit KI‑Affinität

Über uns – Humboldt-Innovation

Die Humboldt‑Innovation verbindet Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft mit Angeboten in den Bereichen anwendungsnahe Forschung, wissenschaftsbasierte Startups, Weiterbildung und Transfer. Als 100%ige Tochter der Humboldt‑Universität zu Berlin gestalten wir das Innovationsökosystem aktiv mit und entwickeln uns stetig weiter.

Für unser Team im Herzen Berlins suchen wir eine engagierte Verstärkung im Office Management und der Buchhaltung – mit Spaß an digitalen Tools und Offenheit für KI‑gestützte Prozesse.

Assistenz Buchhaltung & Office Manager:in (m/w/d), 30-35h/Woche, zunächst befristet auf 2 Jahre mit der Option auf Entfristung. Start: 01.04.2026

• Office Management

• Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs (Post, Materialbestellungen, Verträge, Dienstleister)
• Organisation und Weiterentwicklung administrativer Prozesse sowie Unterstützung beim Onboarding
• Verantwortung für Back‑ und Front‑Office inkl. Kommunikation mit internen und externen Partnern
• Organisation interner Schulungen und Mitwirkung im Arbeitsschutzteam
• Planung und Durchführung von Team‑ und Firmenevents
• Ansprechperson für externe Dienstleister (z. B. IT)

• Buchhaltung & Administration

• Kontieren und Buchen der lau­fen­den Finanz­buch­hal­tung inkl. Rech­nungs­prü­fung (Bank­bu­chun­gen, Ein­gangs­- & Ausgangsrech­nung, Warenbestands- & Lieferscheinbuchungen)
• Zu­ar­beit für die Erstel­lung von Jah­res­ab­schlüs­sen nach HGB sowie inter­nen Berich­ten
• Inventurbegleitung und Buchung der Daten unserer Ladengeschäfte
• Unterstützung beim Mahnwesen, Zahlungsverkehr und Kontenabstimmung
• Pflege von Stammdaten und digitalen Ablagestrukturen

• Digitale Prozesse & KI‑Tools

• Einsatz und Weiterentwicklung KI‑gestützter Tools zur Automatisierung administrativer Prozesse
• Mitwirkung bei der Automatisierung von Debitoren‑ & Kreditorenprozessen in SAP Business One
• Identifikation von Optimierungspotenzialen durch KI
• Unterstützung bei neuen digitalen Workflows

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
• Mehrjährige Erfahrung im Rechnungswesen
• Gute steuerrechtliche Kenntnisse
• Erfahrung im öffentlichen Haushaltsrecht wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise SAP Business One
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und souveränes Auftreten
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse
• Hohe digitale Affinität, idealerweise Erfahrung mit KI‑Tools

• Mitgestaltung des Berliner Innovations‑Ökosystems
• Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft
• Hierarchiefreie, respektvolle Teamkultur
• Kollegiales Umfeld mit viel Freiraum für eigene Ideen
• Weiterentwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Modernes Office in Berlin‑Mitte
• Urban Sports M, kostenlose Getränke und Obst