Kaufmännische Leitung (m/w/d)

Keyfacts:

Wo: IB Hochschule für Gesundheit und Soziales, Verwaltungszentrum Stuttgart
Location: Jägerstr. 12 70174 Stuttgart
Ab wann: zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet für 2 Jahre (mit Aussicht auf unbefristete Anstellung)
Umfang: Vollzeit 39 Wochenstunden

Die IB Hochschule für Gesundheit und Soziales und die Hochschule der Wirtschaft für Management (mit Sitz in Mannheim) sind private, staatlich anerkannte Hochschulen mit Sitz in Berlin und weiteren Studienzentren in Hamburg, Köln, München und Stuttgart. Als Teil der Global Education Network Group eröffnen sich nicht nur für Studierende, sondern auch für Mitarbeitende national wie international neue Perspektiven.

Mit ihren Studiengängen und ihrer hohen Diversität in ihren Zielgruppen gehört die IB Hochschule für Gesundheit und Soziales zu den aufstrebenden privaten Hochschulen in Deutschland - sie schafft einzigartige Studienangebote in den Gesundheits- und Sozialwissenschaften, die in Vollzeit sowie ausbildungs- und berufsbegleitend studiert werden können.

Zur professionellen Steuerung unserer kaufmännischen Prozesse suchen wir eine Kaufmännische Leitung, die beide Hochschulen standortübergreifend verantwortet – in enger inhaltlicher Abstimmung mit den Präsident:innen (direkte Berichtslinie) sowie in täglicher Zusammenarbeit mit den Verwaltungen an den Standorten. Ein Zentralteam (6 Personen) in Stuttgart unterstützt die Rolle operativ.

Finanzen & Controlling

• Verantwortung für das gesamte Rechnungswesen beider Hochschulen (Debitoren, Kreditoren, Anlagen, Zahlungsverkehr) und Koordination der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse nach HGB (Einzelabschlüsse je Gesellschaft).
• Mehrere Gesellschaften: Mandanten-/Gesellschaftsbetreuung inkl. IntercompanyAbstimmungen, Konsolidierungs-Vorbereitung und Reporting auf Trägerebene.
• Budget-, Forecast- und Liquiditätsplanung inkl. Szenariorechnungen; Kostenstellen- /Projektcontrolling (Studiengänge, Forschungs-/Drittmittelprojekte).
• KPI- und Management-Reporting an die Präsident:innen sowie an den Gesellschafterkreis gemäß Governance.
• Weiterentwicklung von Prozessen & Tools (Rechnungsworkflow, digitale Belege, ERP- /Schnittstellenoptimierung; Vier-Augen-Prinzip, GoBD).

Steuer & Prüfung

• Hauptansprechpartner:in für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer; Vorbereitung und Begleitung von Jahresabschluss- und ggf. Betriebsprüfungen.
• Sicherstellung steuerlicher Compliance (insb. USt im Bildungsbereich) sowie Dokumentation relevanter Richtlinien.

Strategische Personalarbeit (intern)

• Strategische Beratung der Führungskräfte; Pflege von HR-Richtlinien & Benefits.
• Aufbau/Weiterentwicklung von HR-Kennzahlen (z. B. Time-to-Hire, Fluktuation, Krankenquote) und Unterstützung im Recruiting-Prozess.
• Verantwortung für die Kommunikation mit dem Betriebsrat der HdWM
• Enge Zusammenarbeit mit der Sachgebietsleitung Personal

Führung & Zusammenarbeit

• Fachliche und disziplinarische Führung eines 6-köpfigen Teams (Finanzen/HR) inkl. Ressourcenplanung, Coaching und Weiterentwicklung.
• Enge Zusammenarbeit mit den Verwaltungen der Hochschulen; Abstimmung mit weiteren Funktionsbereichen (Lehre, Forschung, IT, Einkauf).
• Lieferanten- und Vertragsmanagement (z. B. IT-/Dienstleistungs- und Mietverträge) inkl. Kostenoptimierung & SLA-Steuerung an der HdWM und in enger Zusammenarbeit mit der Verwaltungsleitung der IB Hochschule

Governance & Reporting (Gesellschafterkreis)

• Berichtslinie: fachlich & disziplinarisch an die Präsident:innen.
• Informationspflicht Gesellschafterkreis: Wochenreport (KPIs, Forecast, Risikolage) und Monats-Jour-fixe mit Teilnahme der Präsident:innen.

Must-have

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung (z. B. Bilanzbuchhalter:in IHK).
• 3–7 Jahre relevante Erfahrung im Rechnungswesen/Controlling und in der HRAdministration; sichere HGB-Abschlusserstellung, Routine im Umgang mit StB/WP.
• Praxis in Budget/Forecast, Liquiditätsplanung sowie in der Steuerung interner Payroll.
• Erste Führungserfahrung (Teamleitung oder stellv. Leitung).
• Sicherer Umgang mit einschlägigen Software-Lösungen; sehr gute Excel-Kenntnisse.
• Deutsch verhandlungssicher und Englisch fließend (mind. B2/C1); strukturierte, pragmatische Arbeitsweise.

Nice-to-have

• Erfahrung im Hochschul-/Bildungssektor, Projekt-/Drittmittelcontrolling und Multi-EntitySetups.
• Kenntnisse zu USt-Spezifika im Bildungsbereich, GoBD-/DSGVO-Praxis, Vertrags- /Lieferantenmanagement.

• 30 Tage Jahresurlaub
• Cooperate Benefits – Mitarbeiter Benefit Programm
• eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit im Kontext einer privaten Hochschule
• ein unterstützendes, engagiertes und sympathisches Team in einer offenen Unternehmenskultur

Wenn es möglich ist, kommen wir den Wünschen nach flexibler Arbeitszeit und Teilzeitbeschäftigung nach.