Sachbearbeitung (m/w/d) für das Finanz- und Veranstaltungsmanagement im KIWi

Der Deutsche Akademische Austauschdienst e.V. (DAAD) ist die weltweit größte Förderorganisation für die grenzüberschreitende wissenschaftliche Zusammenarbeit und den internationalen Austausch von Studierenden sowie Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern. Seine Mitglieder sind die deutschen Hochschulen und ihre Studierendenschaften. Die Präsenz seiner weltweiten Auslandsbüros ist die Basis seiner internationalen Expertise. Der DAAD fördert transnationale Kooperationen und Partnerschaften zwischen Hochschulen, stärkt die Germanistik und die deutsche Sprache im Ausland und ist die Nationale Agentur für die europäische Hochschulzusammenarbeit. Er unterstützt mit seiner Arbeit die Ziele der Auswärtigen Kultur- und Bildungspolitik, der nationalen Wissenschaftspolitik und der Entwicklungszusammenarbeit. Im Jahr 2020 hat er über 111.000 Studierende, Graduierte sowie Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler rund um den Globus gefördert. Wir arbeiten zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015 und überzeugen durch Leistung und Qualität. Unser Handeln orientiert sich dabei an den nachhaltigen Entwicklungszielen der Vereinten Nationen.

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Zu besetzen ist die Position:

Sachbearbeitung (m/w/d) für das Finanz- und Veranstaltungsmanagement im KIWi

Organisationseinheit: S21 - Kompetenzzentrum internationale Wissenschaftskoorperationen
Standort: DAAD-Zentrale Bonn
TVöD-Entgeltgruppe: EG 9b (Bruttojahresgehalt rund 43.000,- € - 47.800,- €)
Voraussichtliches Besetzungsdatum: baldmöglichst
Befristet bis: 31.12.2026 wegen Projektmitteln
Arbeitszeit: 35,1 Stunden pro Woche
Bewerbungsschluss: 04.01.2026
Stellencode: S21EG9b-5

• Sie sind für das Finanzmanagement im Kompetenzzentrum Internationaler Wissenschaftskooperationen (KIWi) zuständig. Dazu gehört die Kalkulation und Abrechnung der Mittel für Veranstaltungen sowie die SAP-Titelüberwachung.
• Im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung, Begleitung und Nachbereitung von Veranstaltungsformaten des KIWi erstellen Sie beispielsweise Ablaufpläne und Veranstaltungsmaterialien, koordinieren die Veranstaltungslogistik und übernehmen das Teilnehmendenmanagement.
• Darüber hinaus koordinieren Sie das Berichtswesen im Kompetenzzentrum für interne und externe Akteure. Sie erstellen themenbezogene Präsentationen und Protokolle, Sachstände, Briefings und Leitungsvorlagen.

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (z. B. Bachelor) einer einschlägigen Fachrichtung, Abschluss als Verwaltungsfachwirt/in oder sonstige gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Bereitschaft, sich in Themenschwerpunkt des Kompetenzzentrums einzuarbeiten
• Sehr gutes Zahlenverständnis, Organisationsvermögen und Zeitmanagement
• Erfahrung im Bereich Veranstaltungsmanagement sowie die damit verbundene Bereitschaft zur zeitlichen Flexibilität
• Kenntnis der DAAD-Programme und Förderangebote
• Sicherer Umgang mit MS Office (MS-Excel, Word, Outlook, Teams) sowie anderen Standardanwendungen
• Sicherer Umgang mit Daten (Recherche und Nutzung)
• Sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen, Stil- und Korrektursicherheit auf Deutsch und Englisch
• Englischkenntnisse C1 (Sprachniveau nach dem Europäischen Referenzrahmen)
• Interkulturelles Geschick und sehr gute Fähigkeiten im Bereich Kommunikation
• Bereitschaft zu Dienstreisen im Inland (ca. 3 pro Jahr), ins Ausland (ca. 1 pro Jahr) sowie Abend- (ca. 2 pro Jahr) und Wochenendveranstaltungen (ca. 1 pro Jahr)

Darüber hinaus wünschenswert sind:

• Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit ausländischen Partnern und internationalen Organisationen
• Kenntnisse des deutschen Hochschul- und Wissenschaftssystems sowie internationaler Hochschul- und Wissenschaftssysteme

Tarifvertrag: attraktives Gehalt nach TVöD Bund mit Jahres­sonder­zahlung, 39-Stunden-Woche (bei Vollzeit) und 30 Tage Urlaub (in einer 5-Tage-Woche), lang­fristige Absicherung durch betrieb­liche Alters­vorsorge
Nachhaltige Mobilität: bezuschusstes Jobticket, gute Verkehrs­anbindung, Dienst­fahrräder, gute Fahrrad­infra­struktur
Flexibles Arbeiten: verschiedene Arbeits­zeit­modelle, weitreichende Gleit­zeit­regelungen sowie die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (50%)
Weiterentwicklung: individuelle Fortbildung für Ihre berufliche Entwicklung
Gesundheitsförderung: Gesundheitstage, Betriebs­sport, Sozial­beratung, moderne Kantine
Familienfreundliches Klima: Eltern-Kind-Zimmer, Plätze in der inter­nationalen Kita Bonn
Zusammenarbeit: Wir bearbeiten unsere Aufgaben in kleinen Teams, die eng zusammen­arbeiten und eine offene Kommuni­kations­kultur pflegen.